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Zeiterfassung für Kleinbetriebe? Ja, Zeiterfassung für Kleinbetriebe!

Posted by PM-Ersteller - 24/08/22 at 04:08:31 p.m.

Warum sollten kleine Betriebe eine Zeiterfassung einführen? Wir erklären warum und zeigen, welche Möglichkeiten sich bieten.

Kleinbetriebe, das sind laut Definition Betriebe mit bis zu 10 Mitarbeitenden. Meistens familiär geführt, jeder kennt jeden und alles ist überschaubar. Man könnte meinen, dass hier eine Zeiterfassung nicht notwendig ist. Die Praxis zeigt aber, dass kleine Betriebe oft die gleichen Probleme haben, wie die Großen.

Gleichbehandlung der Mitarbeitenden

Ein Problem ist beispielsweise die Gleichbehandlung der Angestellten. Gerade in kleinen Betrieben kann es schnell passieren, dass Mitarbeitende zu viel aufgelastet bekommen. Da wird hier mal eingesprungen und dort mal ausgeholfen, selbstverständlich gerne für die Kollegen und zum Wohle der Firma. Aber die Angestellten bleiben dann oft auf der Strecke.

Wenn dann keine neutrale Zeiterfassung im Einsatz ist, werden diese Einsätze oft nicht honoriert und führen im schlimmsten Fall zu einem Ausfall durch Burnout und Überlastung. Bei weniger schwerwiegenden Fällen fühlen sich Angestellte oft ausgenutzt und nicht wertgeschätzt. Beides Fatal und auf Dauer nicht gut für das Unternehmen.

Transparenz und Vertrauen schaffen

Eine Zeiterfassung kann hier die Transparenz erhöhen und Vertrauen bei den Mitarbeitenden schaffen. Wichtig dabei ist, dass Mitarbeitende selbständig ihre Arbeitszeiten im System prüfen können.

Erst durch diese Transparenz erhalten Mitarbeitende ein gutes Gefühl und eine Wertschätzung. Denn sie sehen, dass sie nicht ausgenutzt werden und jederzeit einen Überblick über ihre Stunden haben. Und wenn doch mal was aus dem Ruder läuft, dann sieht es auch der Chef oder die Chefin auf den ersten Blick und es kann gezielt gegengesteuert werden.

Wer seinen Angestellten noch mehr Gutes tun will, der kann seinen Mitarbeitenden auch erlauben, ihren Urlaub selbst online zu beantragen. Das ist zwar nicht zwingend notwendig, aber ein weiterer Schritt zur Steigerung der Transparenz.

Zeit einsparen und Kosten senken

Auch wenn die eigene Firma kein Großkonzern ist, die monatliche Lohnabrechnung nimmt trotzdem meist ein paar Stunden in Anspruch. Vor allem dann, wenn alles über selbstgestrickte Excel Tabellen und manuelle Auswertungen erst kompliziert berechnet und dann dem Steuerbüro übergeben werden muss.

Mit einer Zeiterfassung, die alles automatisiert berechnet und auf Knopfdruck für das jeweils vom Steuerbüro genutzt System exportiert, sparen Unternehmen viel Zeit. Und fast noch wichtiger: bei Kleinen Unternehmen übernimmt die Lohnabrechnung oft der Chef oder die Chefin selbst. Hier fällt die Zeitersparnis durch eine gute Zeiterfassung doppelt ins Gewicht.

Was kostet eine Zeiterfassung?

Ein oft gehörtes Argument gegen eine Zeiterfassung: „Das kostet alles so viel“. Aber stimmt das wirklich? Aktuell entscheiden sich ca. 80% der Neukunden für eine Zeiterfassung in der Cloud. Und das aus gutem Grund. Denn gerade die Anschaffungskosten für eine Zeiterfassung schreckt viele Unternehmen ab.

Mit einer Cloud-Lösung sind die Anschaffungskosten aber minimal und belaufen sich bei einer hardwaregestützten Lösung meist nur auf das Zeiterfassungs-Terminal selbst. Die laufenden monatlichen Kosten sind überschaubar und auch für Kleinbetriebe gut zu stemmen.

Weniger ideal für kleine Unternehmen sind sog. On-Premise Lösungen. Bei einer On-Premise Lösung findet die Installation auf dem eigenen Server statt. Und damit steigen die Kosten. Einmal durch die Anschaffung eines Servers, der Betreuung durch ein externes IT-Systemhaus, die Wartung -und Pflege des Servers und die Kosten bei einer Aktualisierung der Zeiterfassungs-Lösung, bzw. eventueller Neuanschaffung bei einem Software-Upgrade.

Alles Punkte, die bei einer Cloud-Lösung durch den Anbieter geleistet werden und damit bei Kleinbetrieben für eine gemietete Cloud-Lösung sprechen. Denn dann sind die Kosten wirklich überschaubar. Und wer bei einem Unternehmen aus Deutschland, wie das der TimePunch KG, sein System mietet, erhält selbstverständlich auch eine DSGVO konforme Zeiterfassungslösung.

Verantwortlicher für diese Pressemitteilung:

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TimePunch ist einer der führenden Anbieter für Zeiterfassungs-Systeme und von trusted.de als beste Zeiterfassung für Enterprises 2022 gekürt.

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Mehrarbeit, Überstunden und Zeiterfassung

Posted by PM-Ersteller - 08/04/22 at 01:04:20 p.m.

IdR arbeiten Beschäftigte mehr Stunden pro Woche als laut Arbeitsvertrag gefordert. Diese Überstunden werden aber nicht alle mit Gehalt oder Freizeit ausgeglichen. Wie kann das sein?

Laut einer Studie von Gehalt.de arbeitete 2021 jede(r) Beschäftigte rund 3 Stunden mehr pro Woche, als er laut Arbeitsvertrag müsste. Von diesen drei Stunden wurden aber nur ca. eine Stunde pro Woche als Überstunden mit Gehalt oder Freizeit ausgeglichen. Da stellt sich die Frage, wie kann das sein?

Keine Pflicht zur Vergütung von Mehrarbeit

Der Grund hierfür liegt im Arbeitszeitgesetz. Eine gesetzliche Pflicht Mehrarbeit zu vergüten, gibt es in Deutschland nicht. Wenn Beschäftigte also ohne explizite Anordnung oder Anweisung länger arbeiten, dann müssen Arbeitgeber*innen diese Zeit nicht zwingend ausgleichen.

Dies gilt vor allem dann, wenn Beschäftigten nachgewiesen werden kann, dass sie nur länger am Arbeitsplatz bleiben, um durch die Mehrarbeit eine höhere Vergütung zu erlangen. Beispielsweise, weil sie unangemessen lang nach der Arbeit duschen und sich erst danach an der Zeiterfassung abmelden. Oder nach dem Einstempeln erst noch eine halbe Stunde frühstücken, bevor die eigentliche Arbeit beginnt.

Dies ist Mehrarbeit die nicht ausgezahlt oder mit Freizeit ausgeglichen werden muss.

Mehrarbeit stillschweigend akzeptieren
Ein anderer Fall liegt vor, wenn Mitarbeitende regelmäßig länger, als vertraglich vereinbart, für das Unternehmen arbeiten und diese Arbeit vom Arbeitgeber akzeptiert wird. In diesem Fall greift §616 BGB, der davon ausgeht, dass eine stillschweigende Vereinbarung vorliegt, wenn das Ergebnis der Arbeit den Umständen nach nur gegen eine Vergütung zu erwarten ist.
Arbeitgeber müssen diese Mehrarbeit noch nicht einmal explizit einfordern. Das Akzeptieren der Arbeitsergebnisse genügt für diesen Fall.

Klare Regeln definieren
Dem können Arbeitgeber*innen vorbeugen, indem sie die Umstände, die zur Vergütung der Überstunden führen, klar im Arbeitsvertrag regeln.

Möglich und zulässig ist es z.B. zu definieren, dass eine gewisse Zahl an Mehrarbeitsstunden mit dem Gehalt abgegolten ist. Die Rechtsprechung definiert hier keine klaren Grenzen. Die Praxis zeigt jedoch, dass 10% bis 15% monatliche Arbeitszeit durchaus üblich sind. Im Schnitt also ungefähr 20 Stunden im Monat.

Aber Vorsicht: Sofern die bestehenden Arbeitsverträge eine unbezahlte Mehrarbeit nicht bereits enthalten, kann eine Einführung von 20 Stunden unbezahlter Mehrarbeit, den Betriebsfrieden erheblich stören.

Daher unser Pro Tipp: Eine weniger drastische Möglichkeit ist es eine Übergangszeit von einer halben Stunde vor Arbeitsbeginn und einer halben Stunde nach Arbeitsende festzulegen. Diese Übergangszeit wird vom Arbeitgeber, vertraglich geregelt, nicht bezahlt. Erst wenn Beschäftigte länger als diese halbe Stunde davor oder danach arbeiten, ist davon auszugehen, dass es sich tatsächlich um eine akzeptierte Mehrarbeit handelt, die vom Arbeitgeber auch bezahlt oder mit Freizeit ausgeglichen werden muss. In der Summe ergibt diese Stunde pro Tag, ebenfalls eine unbezahlte Mehrarbeit von 22 Std. im Monat.

Wie hoch ist die Überstundenvergütung?

Überstunden werden in der Regel mit dem normalen Stundenlohn vergütet. Sofern es sich um einen Gehaltsempfänger handelt, kann der Stundenlohn durch eine einfache Formel aus dem Bruttogehalt berechnet werden: Der Stundenlohn entspricht dann dem Bruttolohn geteilt durch 4,333 geteilt durch die wöchentliche Arbeitszeit.

Eine Zuschlagspflicht für Überstunden existiert in Deutschland nicht. Ausnahme ist, wenn dies im Arbeits- oder Tarifvertrag anderweitig geregelt ist.

Alternative Freizeitausgleich, Vorteile für Arbeitgeber*innen
Eine Alternative zur Überstundenvergütung ist der Freizeitausgleich. Der Vorteil für Arbeitgeber*innen liegt auf der Hand. Die Auslastung wird durch den flexiblen Einsatz der Mitarbeitenden optimiert.

Liegt viel Arbeit an, wird die Arbeitszeit flexibel durch das Anordnen von Überstunden erhöht. Ebbt die Auslastung ab, können Beschäftigte das zuvor aufgebaute Überstundenkonto durch das nehmen von Gleitzeit wieder abbauen.

Wichtig ist, das Anordnen von Überstunden muss für Arbeitnehmer*innen auch zumutbar sein. Arbeitgeber dürfen dabei nicht nur die betrieblichen Erfordernisse, sondern auch das persönliche Umfeld der Beschäftigten im Blick behalten. Und vor allem gilt, die maximale Arbeitszeit von 10 Std. pro Tag darf auch bei angeordneten Überstunden nicht überschritten werden. Das im Blick, profitieren Unternehmen und Beschäftigte gleichermaßen davon. Unternehmen durch die bessere Auslastung, Beschäftigte durch mehr freie Tage.

Fazit
Die genannten Anregungen und Vorteile ergeben sich für Betriebe und Angestellte nur, wenn die Arbeitszeit effektiv erfasst wird. Inkludierte Mehrarbeit, Übergangszeiten vor und nach der Arbeit, Gleitzeitkonten und vieles mehr, lassen sich nur mit einem modernen Zeiterfassungssystem, wie das der TimePunch KG, effektiv abbilden. Systematische Zeiterfassung sollten daher nicht als Problem, sondern als Lösung des Problems gesehen werden.

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Zurück ins Büro – Strategien für Arbeitgeber

Posted by PM-Ersteller - 01/04/22 at 02:04:49 p.m.

Viele Arbeitnehmer*innen hatten sich die letzten Jahre an die neuen Privilegien gewöhnt und möchten diese jetzt auch nicht mehr hergeben.

Am 2. April endet die Home-Office Pflicht, stand heute, in allen Bundesländern. Viele Arbeitnehmer*innen hatten sich die letzten Jahre an die neuen Privilegien gewöhnt und möchten diese jetzt auch nicht mehr hergeben.

In den letzten zwei Jahren der Pandemie hatte sich so manche(r) Angestellte in den eigenen vier Wänden auf Home-Office, oder besser das mobile Arbeiten, eingerichtet. Der Küchentisch mit Laptop wich dem Schreibtisch mit zwei großen Monitoren und Docking Station. Morgens konnte man länger ausschlafen und dann entspannt die Kinder in den Kindergarten oder die Schule bringen, bevor es ins Büro – pardon – ins Home-Office ging.

Wie können Unternehmen das jetzt wieder umstellen? Und noch wichtiger, will man das Rad wirklich zurückdrehen?

Direktionsrecht

Eine wichtige Nachricht vorweg: Als Arbeitgeber*in haben Sie das Direktionsrecht. Das heißt, Sie allein dürfen bestimmen, wo Ihre angestellten Mitarbeiter*innen arbeiten. Auf der anderen Seite steht es aber auch jedem Mitarbeitenden frei, sich eine andere Anstellung zu suchen. Daher ist Fingerspitzengefühl gefragt.

Am besten überzeugen Sie Ihre Angestellten mit guten Argumenten, denn die gibt es wirklich.

Pluspunkt Büro, Innovationskraft

Ein Punkt, den jeder sofort nachvollziehen kann, ist das Fehlen der sozialen Kontakte. Dabei geht es gar nicht darum, die Meetings jetzt in Teams zu verlegen, sondern es geht um das soziale Miteinander im persönlichen Kontakt. Beim Kaffeetrinken mit den Kollegen nach einer Stunde konzentrierter Arbeit. Die gemeinsame Mittagspause, oder auch nur die 5 Minuten vor der Bürotür an der frischen Luft. All das fördert das Miteinander und stärkt das Wir Gefühl, wie es ein virtuelles Meeting niemals kann. Und das wichtigste. Aus den Gesprächen ergeben sich kreative Ideen und aus kreativen Ideen werden gute Lösungen für ihre Kunden und Innovationen für ihr Unternehmen.

Pluspunkt Büro, Produktivität

Wenn Angestellte nach der Produktivität im Home-Office gefragt werden, dann sagt die Mehrheit, dass sie im Home-Office produktiver seien als im Büro. Das Hauptargument ist dabei die Arbeitszeit, die sich durch den Wegfall der Fahrtzeit ins Büro, verlängert. Doch das ist nur die halbe Wahrheit. Eine großangelegte Studie der Deutschen Bank im Jahr 2021 hat herausgefunden, dass die Produktivität im Home-Office auch sinken kann. Schwierigkeiten bereiten vor allem der höhere Kommunikations- und Abstimmungsaufwand bei Team-Arbeit, längere und komplexere Einarbeitungszeiten neuer Mitarbeiter*innen und kleine Ablenkungen im persönlichen Umfeld, sei es durch Kinder, Hausarbeit oder Haustiere, die zwischendrin miterledigt werden – oft innerhalb der Arbeitszeit.

Der goldene Mittelweg

Die eingangsgenannten Punkte, die für das Büro zu Hause sprechen, sind natürlich nicht von der Hand zu weisen. Die Zufriedenheit der Angestellten wird in jedem Fall erhöht. Trotzdem darf das Unternehmen dabei nicht zu kurz kommen. Schließlich soll es auch in Zukunft noch die Gehälter zahlen können.

Eine Win-Win Situation für Unternehmen und Angestellte kann es aber dann werden, wenn man folgende Punkte beachtet:

Nicht alle auf einmal ins Büro

Kommunikation fördert die Innovation – aber wenn alle Mitarbeiter gleichzeitig wieder im Büro sind, und sich ein paar Tage nicht mehr persönlich gesehen haben, dann wird die eigentliche Arbeit an diesem Tag lieben bleiben. Besser ist es daher eine Mindestbesatzung festzulegen. Beispielsweise kann man vereinbaren, dass das Büro immer von mindestens 2, 4 oder 6 Mitarbeitenden besetzt ist – je nach Größe des Teams und des Büros. Hauptsache es sind immer ein paar Mitarbeitende da – aber nicht alle auf einmal. So bleibt es im Rahmen.

Durchwechseln ist angesagt

Feste Bürotage für Angestellte sollten vermieden werden. Wenn sich immer nur die gleichen Mitarbeiter*innen im Büro sehen, wird das Wir-Gefühl nicht gestärkt. Im Gegenteil, es fördert die Cliquenbildung und Abgrenzung. Besser ist es zu vereinbaren, dass jeder Mitarbeitende z.B. zwei oder drei Tage im Büro ist – aber niemals die gleichen Tage wie die Woche zuvor. So wird das Wir-Gefühl gestärkt. Dabei können digitale Tools helfen, den Überblick zu behalten.

Meetings persönlich – konzentrierte Arbeit zu Hause

Das Büro lädt zur Kommunikation ein. Warum also nicht Team-Meetings wieder ins Büro verlagern? Das ist einfacher, produktiver und kommunikativer als virtuelle Meetings. Wenn es danach an die Umsetzung geht, und jedem klar ist was zu tun ist, kann dieser Part auch gerne im Home-Office erledigt werden. Da gibt es dann einen wirklichen Produktivitätsschub, wenn man hinter sich die Tür auch mal zu machen kann.

Was noch?

Selbstverständlich sollten Sie, als Arbeitgeber*in, immer den Überblick behalten. Dafür eignet sich zum Beispiel ein Zeiterfassungssystem wie TimePunch, mit dem die Arbeitszeit im Büro genauso aufgezeichnet werden kann, wie die Arbeitszeit im Home-Office oder unterwegs. Somit wissen Sie immer, wer wo und wann arbeitet.

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