Strukturierte E-Mail-Archivierung verbessert die Compliance
Posted by PM-Ersteller - 30/07/26 at 09:07:53 a.m.Mit den Add-Ins von Konnect eMail erhalten Unternehmen nachvollziehbare Belege für Prüfungen und rechtliche Klärunge
Melbourne, im Juli 2026 – Mit den anwenderfreundliche Add-Ins Central Classic und Central New von Konnect eMail lassen sich E-Mails, Anhänge und relevante Metadaten aus Outlook vollständig in SharePoint erfassen und regelbasiert archivieren. So entsteht ein zuverlässiges, durchsuchbares Datenspeichersystem, das bei Betriebsprüfungen, Audits, Versicherungsthemen sowie der Klärung von rechtlichen Fragen entscheidend sein kann – wie ein international agierendes Bauunternehmen jetzt feststellte.
Das Unternehmen realisiert grenzübergreifende komplexe Infrastruktur- und Bauprojekte, an denen interne Teams und externe Ingenieurbüros sowie Behörden, Lieferanten und zahlreiche Subunternehmen beteiligt sind. E-Mails sind dabei häufig Teil der formalen Projektdokumentation. Sie enthalten Freigaben und Entscheidungen, die Auswirkungen auf Sicherheit, Kosten, Termine und Haftung haben können.
Erst kürzlich wurde bei einer Qualitätskontrolle festgestellt, das ein Bauteil von der ursprünglichen Planung abweicht. Daher musste geklärt werden, ob diese Abweichung genehmigt wurde und welche Bauzeichnung zum Zeitpunkt der Ausführung gültig war.
Die entscheidende E-Mail, die ein externer Ingenieur an die verantwortliche Projektleiterin geschickt hatte, war inklusive Anhang über Konnect eMail im Projektkontext abgelegt worden. Dabei sorgt die Lösung von Konnect eMail dafür, dass der Vorgang direkt aus Outlook in die vorgesehene SharePoint-Struktur überführt wurde. Wichtige Informationen werden somit zentral auffindbar, dem richtigen Projekt zugeordnet und in die bestehenden Microsoft-365-Regeln eingebunden.
Daher konnte das Qualitätsteam die Kommunikation zusammen mit der freigegebenen Zeichnung problemlos auffinden. Die Dokumentation zeigte, wer diese geprüft und für die weitere Ausführung bestätigt hatte. Das Unternehmen verfügt damit über einen nachvollziehbaren Beleg, der für die Klärung vertraglicher Verantwortlichkeiten entscheidend ist.
Wäre die E-Mail dagegen ausschließlich im Postfach der Projektleiterin abgelegt worden, wäre die Information nicht zuverlässig in die Projektdokumentation miteingebunden worden und der Vorgang nicht nachprüfbar.
„Der konkrete Fall zeigt, wie Compliance-relevant E-Mails sein können und wie entscheidend ihre strukturierte Ablage ist. Denn nur so wird klar dokumentiert, wer einer Änderung zugestimmt hat, welche Planversion zu diesem Zeitpunkt gültig war und auf welcher Grundlage die Arbeiten fortgesetzt wurden“, weiß Gaurav Tiwari, Product Director bei Konnect eMail. „Das Add-in allein garantiert zwar keine rechtliche oder regulatorische Compliance. Es erleichtert jedoch die praktische Umsetzung eines kontrollierten Ablageprozesses. In Kombination mit geeigneten Berechtigungen, Aufbewahrungsrichtlinien und internen Vorgaben entsteht so eine belastbare Grundlage für nachvollziehbare Projektentscheidungen – was nicht nur im Bauwesen entscheidend sein kann.“
Konnect eMail Central Classic und Central New sind im Webshop sowie im Microsoft Azure Marketplace verfügbar, Systemhäuser können die Lösung daher einfach in ihr Angebot integrieren.
Testversionen und weitere Informationen zu Konnect eMail sind unter folgendem Link abrufbar:
Verantwortlicher für diese Pressemitteilung:
Weinholz Kommunikation
Frau Andrea Weinholz
Zieglerstr. 50
81735 München
Deutschland
fon ..: 015118809288
web ..: https://www.konnectemail.com/
email : andrea@weinholz.org
Über Konnect eMail
Konnect eMail stellt Unternehmen eine leistungsstarke Plattform bzw. ein plattformübergreifendes Outlook-Add-in zur Verfügung stellt. Die Produkte von Konnect eMail integrieren sich nahtlos in Microsoft 365 und ermöglichen Unternehmen E-Mails und Anhänge direkt aus Outlook in SharePoint, Microsoft Teams oder OneDrive zu speichern – mit automatischer Metadaten-Kennzeichnung für eine vollständige Klassifizierung und Compliance. Zu den Kunden zählen u.a. Behörden sowie renommierte Versicherungen und Finanzdienstleister. Der Firmensitz ist in Melbourne.
Pressekontakt:
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Schwachstelle Posteingang: Wie Unternehmen ihre E-Mail-Verwaltung verbessern
Posted by PM-Ersteller - 21/01/26 at 05:01:08 p.m.Konnect eMail stellt Lösungen vor, um Arbeitsabläufe zu optimieren, die Compliance zu gewährleiten und sich vor Ransomware-Angriffen zu schützen
Melbourne, im Januar 2026 – E-Mails sind das Rückgrat der modernen Arbeitswelt – und zugleich ihre Achillesferse. Werden sie nicht korrekt abgelegt, kann das zum Risikofaktor werden. Mit der Integrationslösung für Outlook und SharePoint von Konnect eMail können Unternehmen ihre E-Mails und Anhänge dagegen strukturiert ablegen, teilen und bearbeiten. Dadurch entsteht ein zuverlässiges, durchsuchbares Datenspeichersystem in SharePoint. Arbeitsabläufe, die Einhaltung von Vorschriften und die Sicherheit lassen sich verbessern, Audits und Prüfungen werden vereinfacht.
Genehmigungen, Verträge, Kundengespräche und Prüfprotokolle – in Outlook-Postfächern befinden sich häufig wichtige und vertrauliche Daten. Sind diese unstrukturiert und schlecht gepflegt, kann das die Produktivität und Compliance eines Unternehmens oder einer Behörde gefährden.
E-Mails sind zudem ein Hauptziel für Angriffe, und schlecht verwaltete Postfächer verstärken diese Risiken. So nutzen Ransomware-Gruppen auch das Thema Compliance gezielt als zusätzlichen Erpressungshebel. Für viele Unternehmen ist dabei nicht nur der eigentliche Angriff ein Problem, sondern die Unsicherheit, ob Aufbewahrungs-, Dokumentations- und Nachweispflichten entsprechend der gesetzlichen Regeln wie z.B. der DSGVO überall eingehalten wurden.
Ein SharePoint oder OneDrive zentriertes Speichersystem sorgt dagegen für Sicherheit. Konnect eMail hat mit Central Classic und Central New anwenderfreundliche Outlook Add-Ins entwickelt, mit denen E-Mails manuell oder automatisch vollständig erfasst und regelbasiert archiviert werden. Mit wenigen Klicks können Anwender E-Mails in den entsprechenden SharePoint-Bibliotheken oder OneDrive Ordnern speichern und gleichzeitig relevante Metadaten hinzufügen. Die revisionssichere und unveränderbare Ablage unter SharePoint, OneDrive oder Teams schafft klare Nachvollziehbarkeit und liefert im Ernstfall belastbare Nachweise gegenüber Prüfern, Behörden oder auch Angreifern. Zusätzlich ermöglicht die schnelle Suche und der gezielte Export relevanter Kommunikation eine deutlich bessere Reaktionsfähigkeit bei Audits oder Sicherheitsvorfällen.
„Eine klare E-Mail-Management-Strategie vermeidet, dass beispielsweise Projektentscheidungen nur im Postfach einer einzigen Person landen, Anhänge in mehreren Versionen in verschiedenen Threads existieren oder Compliance-relevante Informationen bei einer Prüfung nicht auf Anhieb gefunden werden“, weiß Gaurav Tiwari, Product Director bei Konnect eMail. „Wer seine E-Mail-Archivierung stringent, automatisiert und sauber umsetzt, reduziert nicht nur organisatorische Risiken, sondern entzieht Ransomware-Akteuren einen wesentlichen Teil ihres Druckmittels.“
Konnect eMail Central Classic und Central New sind im Webshop sowie im Microsoft Azure Marketplace verfügbar, Systemhäuser können die Lösung daher einfach in ihr Angebot integrieren.
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Konnect eMail stellt Unternehmen eine leistungsstarke Plattform bzw. ein plattformübergreifendes Outlook-Add-in zur Verfügung stellt. Die Produkte von Konnect eMail integrieren sich nahtlos in Microsoft 365 und ermöglichen Unternehmen E-Mails und Anhänge direkt aus Outlook in SharePoint, Microsoft Teams oder OneDrive zu speichern – mit automatischer Metadaten-Kennzeichnung für eine vollständige Klassifizierung und Compliance. Zu den Kunden zählen u.a. Behörden sowie renommierte Versicherungen und Finanzdienstleister. Der Firmensitz ist in Melbourne.
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Konnect eMail stellt neue Version Central 2.3 vor
Posted by PM-Ersteller - 18/12/25 at 01:12:06 p.m.Outlook-E-Mails einfach und Compliance-gerecht in SharePoint, Teams und OneDrive speichern, Metadaten in SharePoint hinzufügen – mit einem Klick
Melbourne, im Dezember 2025 – Konnect eMail, ein führender Anbieter von sicheren und konformen Microsoft 365-Lösungen, hat die neue Version Central 2.3 gelauncht. Mit dieser Integrationslösung für Outlook und SharePoint optimieren Unternehmen und Behörden die E-Mail-Erfassung inklusive Metadaten und können so die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten. Das Upgrade auf Central 2.3 bietet Anwendern einen schnelleren Datenzugriff, zusätzliche Datenformate und mehr Speichermöglichkeiten. Central 2.3 ist auf der Website von Konnect eMail sowie im Microsoft Azure Marketplace verfügbar, Systemhäuser können es daher einfach in ihr Angebot integrieren.
Konnect eMail Central ist eine Integrationslösung für Outlook und SharePoint, mit der Unternehmen E-Mails einfach verwalten, finden und dort ablegen können, wo sie hingehören – neben ihren Dokumenten.
Das Tool wurde mit besonderem Augenmerk auf Benutzerfreundlichkeit entwickelt und bietet ein reibungsloses und effizientes Nutzererlebnis. Die webbasierte Oberfläche ist intuitiv und benutzerfreundlich gestaltet und verwendet vertraute Designelemente und Navigationsmuster, die den Lernaufwand minimieren und einen schnellen und sicheren Einstieg ermöglichen. Das Tool funktioniert auf allen Geräten, Betriebssystemen und Plattformen, einschließlich des neuen Outlook. Es erstellt eine Seitenleiste in Outlook, mit der sich SharePoint-Inhalte anzeigen, bearbeiten, filtern und durchsuchen sowie E-Mails und Anhänge in Microsoft 365 speichern lassen. Dadurch wird SharePoint in Outlook für die jeweiligen E-Mail-Anforderungen unterstützt.
Mit der Version 2.3 erhalten Anwender nun neue Archivierungsmöglichkeiten. So haben sie die Möglichkeit von der Startseite aus schnell nach Ordnern, Bibliotheken und Dateien in Microsoft 365 zu suchen und diese entsprechend zu nutzen. Auch die Funktion „Speicherorte“ ist neu. Dabei werden mögliche Ablageorte, basierend auf dem Konversationsindex und/oder der Absender-E-Mail-Adresse vorgeschlagen. Zudem wurde ein Datenpooling für schnelleren Datenzugriff implementiert und die Benutzeroberfläche sowie das Design optimiert.
Mit wenigen Klicks können Benutzer E-Mails in den entsprechenden SharePoint-Bibliotheken speichern und gleichzeitig relevante Metadaten hinzufügen – für eine einheitliche Klassifizierung, verbesserte Suchbarkeit und die vollständige Einhaltung der Richtlinien zur Dokumentenverwaltung im Unternehmen. Durch die Überbrückung der Lücke zwischen Outlook und SharePoint optimiert das Tool die E-Mail-Archivierung, beseitigt die manuelle Metadateneingabe und unterstützt eine bessere Informationsverwaltung über Abteilungen und Teams hinweg – und fungiert somit als Schlüsselkomponente für die E-Mail-Verwaltung in Microsoft SharePoint.
Testversionen und weitere Informationen zu Konnect eMail sind unter folgendem Link abrufbar:
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Konnect eMail stellt Unternehmen eine leistungsstarke Plattform bzw. ein plattformübergreifendes Outlook-Add-in zur Verfügung stellt. Die Produkte von Konnect eMail integrieren sich nahtlos in Microsoft 365 und ermöglichen Unternehmen E-Mails und Anhänge direkt aus Outlook in SharePoint, Microsoft Teams oder OneDrive zu speichern – mit automatischer Metadaten-Kennzeichnung für eine vollständige Klassifizierung und Compliance. Zu den Kunden zählen u.a. Behörden sowie renommierte Versicherungen und Finanzdienstleister. Der Firmensitz ist in Melbourne.
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