Praxis-Leitfaden für strukturiertes Offboarding in Planungsbüros und IT-Dienstleistungsunternehmen
Posted by PM-Ersteller - 30/06/26 at 10:06:36 a.m.Strukturiertes Offboarding für Planungsbüros und IT-Dienstleister: newvision stellt kostenlose Checkliste und Praxisbeitrag zu Übergabe, IT-Security und DSGVO-Compliance bereit.
Wels, 26. Juni 2026 – Der österreichische Softwareanbieter newvision hat einen praxisnahen Leitfaden zum Thema Offboarding veröffentlicht. Mit einer kostenfreien Checkliste und einem begleitenden Fachbeitrag richtet sich das Unternehmen gezielt an Planungsbüros und IT-Dienstleister, die beim Austritt von Mitarbeitenden besondere Anforderungen an Übergabe, IT-Sicherheit und Datenschutz zu erfüllen haben. Ziel der Veröffentlichung ist es, einen häufig unterschätzten Prozess strukturiert abbildbar zu machen – mit konkretem Bezug zu Compliance, Wissenssicherung und Arbeitgebermarke.
Offboarding wird in vielen Unternehmen nach wie vor manuell organisiert – über Excel-Tabellen, E-Mail-Verteiler und mündliche Absprachen. Eine Auswertung des Sicherheitsanbieters Wing Security zeigt, dass 63 Prozent der befragten Unternehmen einräumen, ehemalige Mitarbeitende hätten nach dem Austritt weiterhin Zugriff auf Unternehmensdaten gehabt. Gerade in projektorientierten Branchen mit vielen Tools, Berechtigungen und Kundenkontakten entstehen dadurch nicht nur operative Lücken, sondern auch reale Risiken in der IT-Sicherheit und im Datenschutz.
Hinzu kommt eine strukturelle Herausforderung: Während Onboarding-Prozesse in den letzten Jahren in vielen Unternehmen professionalisiert wurden, ist der Austrittsprozess häufig immer noch eine Aufgabe, die nebenbei mitlaufen muss. Verantwortlichkeiten zwischen HR, Führungskräften und IT sind selten klar definiert, einzelne Schritte werden vergessen oder doppelt erledigt. Genau hier setzt der neue Leitfaden von newvision an: Er schafft eine gemeinsame Arbeitsgrundlage für alle Beteiligten und reduziert die Abhängigkeit von informellen Abstimmungen.
Mit dem neuen Leitfaden gliedert newvision den Austrittsprozess in acht zusammenhängende Bereiche: Start und interne Kommunikation, Austrittsgespräch und Feedback, Arbeitszeugnis und Referenzen, Wissenssicherung und Übergabe, externe Kommunikation, HR und Administration, IT-/Security- und Datenschutzthemen sowie ein abschließender, wertschätzender Abschied inklusive Netzwerkpflege. Die acht Bereiche sind so aufgebaut, dass HR, Führungskräfte und IT parallel daran arbeiten können – ein Aspekt, der laut newvision in der Praxis häufig unterschätzt wird.
Patrick Schuster, Consultant bei newvision und Autor des Beitrags, ordnet das Thema strategisch ein:
„Onboarding entscheidet, wie jemand startet. Offboarding entscheidet, wie man sich erinnert.“
Der Beitrag zeigt, wie sich Offboarding mit Hilfe einer integrierten HR-Lösung als geführter Workflow abbilden lässt – inklusive Aufgabenverteilung, Statusverfolgung, Erinnerungen und revisionssicherer Dokumentation. Dadurch lassen sich typische Schwachstellen wie offene Zugänge, ungeklärte Verantwortlichkeiten oder fehlende Nachvollziehbarkeit bei DSGVO-Anfragen systematisch reduzieren.
Besondere Aufmerksamkeit widmet der Leitfaden dem Zusammenspiel von HR, IT und Führung. In Planungsbüros und IT-Dienstleistungsunternehmen liegen viele Berechtigungen, Projektzugänge und Kundenkontakte verteilt vor – häufig auf mehrere Systeme, Plattformen und externe Tools. Ein strukturiertes Offboarding stellt sicher, dass diese Zugänge nicht nur dokumentiert, sondern auch nachvollziehbar entzogen werden. Gleichzeitig wird Wissen aktiv gesichert, statt es mit dem ausscheidenden Mitarbeitenden zu verlieren – etwa über Übergabegespräche, Dokumentationspflichten und definierte Nachfolgeszenarien.
Darüber hinaus betont newvision die Bedeutung eines professionellen letzten Eindrucks: Der Abschied prägt nicht nur die Wahrnehmung im verbleibenden Team, sondern auch die Außenwirkung im Markt. Ehemalige Mitarbeitende werden zunehmend als Teil des Unternehmensnetzwerks verstanden – etwa als Empfehlungsgeber, Sparringspartner oder potenzielle Wiedereinsteiger. Ein strukturiertes Offboarding zahlt damit direkt auf die Arbeitgebermarke ein und unterstützt langfristig die Personalgewinnung in einem zunehmend angespannten Fachkräftemarkt.
Die kostenlose Offboarding-Checkliste steht unter folgendem Link zum Download bereit:
https://www.newvision.eu/checkliste-offboarding-planungsbuero-it-dienstleister-kostenlos-download
Der dazugehörige Fachbeitrag mit Praxisempfehlungen und einer detaillierten Darstellung der Software-Unterstützung ist hier abrufbar:
https://www.newvision.eu/blog/offboarding-austrittsprozess-uebergabe-hr-software-gratis-checkliste
Verantwortlicher für diese Pressemitteilung:
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Herr Maximilian Mayer
Bahnhofsplatz 1
4600 Wels
Österreich
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Die newvision Software GmbH mit Sitz in Wels (Österreich) ist seit rund 20 Jahren auf integrierte Business-Software für projektorientierte Unternehmen spezialisiert. Unter dem Leitgedanken „Wir denken alle in Projekten“ begleitet das über 50-köpfige Team Planungsbüros und IT-Dienstleister dabei, kaufmännische und administrative Prozesse strukturiert, effizient und zukunftssicher aufzustellen.
Das Lösungsportfolio basiert konsequent auf der Microsoft-Cloud und umfasst zwei starke Branchenlösungen:
ingo365 – Business Software für Ingenieur-, Planungs-, Konstruktions- und Architekturbüros
timo365 – ERP-Lösung von IT-Experten für IT-Experten
Uns verbindet tiefes Branchen-Know-how mit moderner Cloud-Architektur, Handschlagqualität und einer klaren Mission: Projekte jederzeit im Griff – mit einem Lächeln.
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Mitarbeitergespräche ohne Bauchgefühl: Wie Planungsbüros und IT-Dienstleister fair bewerten
Posted by PM-Ersteller - 23/06/26 at 08:06:37 a.m.Mitarbeitergespräche werden oft verschoben und versanden. Wie Planungsbüros und IT-Dienstleister sie strukturiert führen, fair bewerten und mit HR-Software nachhaltig verankern.
Wels, Juni 2026 – Mitarbeiter- und Jahresgespräche gehören zu den wirksamsten Führungsinstrumenten – und werden trotzdem regelmäßig verschoben, verkürzt oder „irgendwie“ geführt. Gerade in Planungsbüros und bei IT-Dienstleistern, wo das Projektgeschäft kaum Luft lässt, bleibt für sie oft keine Zeit. Dabei entscheiden genau diese Gespräche darüber, ob Entwicklung tatsächlich passiert und Teams auf Kurs bleiben. Die NewVision Software GmbH zeigt in einem aktuellen Fachbeitrag, wie aus dem ungeliebten Pflichttermin ein strategisches Instrument wird – mit klarer Struktur, fairer Bewertung und einem Follow-up, das im Alltag hält.
Woran Mitarbeitergespräche in der Praxis scheitern: Gut ist, wenn Gespräche überhaupt geplant werden. Weniger gut, wenn sie im Projektalltag untergehen. Die typischen Stolpersteine sind in fast jedem Büro dieselben:
– Kein klarer Ablauf: Das Gespräch findet statt, aber ohne Agenda – „Wir reden halt mal.“
– Keine saubere Dokumentation: Ergebnisse landen in Word-Dateien, E-Mails oder nirgends.
– Subjektive Bewertung: Leistung wirkt „nach Gefühl“ oder Sympathie statt nachvollziehbar.
– Ziele versanden: Vereinbarungen werden getroffen, aber nicht aktiv nachverfolgt.
– Maßnahmen bleiben vage: Entwicklung wird „irgendwann“ geplant – ohne Owner, Termin und nächsten Schritt.
Das Ergebnis ist fast immer dasselbe: Unsicherheit auf beiden Seiten, obwohl die Absicht gut ist. Das Problem ist laut NewVision selten fehlender Wille, sondern ein fehlender Prozess. Ohne Struktur bleibt Entwicklung Zufall – mit klaren Gesprächen wird sie planbar.
Ab rund 30 Mitarbeitenden wird Struktur zur Führungssicherheit: Spätestens ab einer gewissen Größe kann die Geschäftsführung nicht mehr alles im Detail im Blick behalten. Verantwortung muss stärker delegiert werden – und damit steigt die Notwendigkeit, Ziele, Leistung und Entwicklung verlässlich zu steuern. Strukturierte Mitarbeitergespräche sind dann kein Zusatzaufwand, sondern die Grundlage dafür, dass Führung auch in wachsenden Teams sicher funktioniert.
Was „Leistung“ eigentlich bedeutet – fair und nachvollziehbar: Bevor bewertet wird, lohnt der Blick auf die entscheidende Frage: Was genau ist Leistung? Fachliche Kompetenz – etwa Kenntnis von HOAI, Normen und BIM in Planungsbüros oder technisches Verständnis und Projektmethodik bei IT-Dienstleistern – ist dabei nur die Basis. Entscheidend ist, was jemand daraus macht: wie gut Kompetenzen in Ergebnisse, reibungslose Projekte und Kundenzufriedenheit übersetzt werden. Damit Bewertungen fair werden, empfiehlt NewVision, Leistung immer über drei Bereiche zu betrachten:
– Fachliche Kompetenzen: Was kann die Person? (z. B. HOAI-Sicherheit, BIM-Know-how, Projektsteuerung)
– Zusammenarbeit und Verhalten: Wie arbeitet die Person mit anderen? (z. B. Kommunikation, Konfliktfähigkeit, Selbstorganisation)
– Ergebnisse und Output: Was erreicht die Person konkret? (z. B. Qualität, Termintreue, Beitrag zur Projektrentabilität, Kundenfeedback)
Entscheidend ist Transparenz ohne Druck. Mitarbeitende wollen kein Urteil – sie wollen verstehen, wie ihre Leistung gesehen wird: klar, fair und wertschätzend. So entsteht eine Performance-Kultur, die stärkt, statt zu verunsichern.
Vom Leistungsverständnis zum Performance Assessment: Wenn klar ist, was Leistung bedeutet, braucht es ein einheitliches, nachvollziehbares Bewertungsraster, das Führungskräfte über Teams hinweg konsistent anwenden. Viele Unternehmen starten pragmatisch mit einer dreistufigen Skala – hohe, mittlere und niedrige Leistung -, weil sie einfach zu erklären und gut vergleichbar ist. Wichtig dabei: Die Skala ist kein Ranking, sondern ein Orientierungsrahmen, aus dem sich gezielt Entwicklung ableiten lässt. Den Unterschied macht am Ende die Führungskraft selbst – durch Objektivität statt Bauchgefühl, Klarheit über Ziele und Erwartungen sowie eine Coaching-Mentalität, die konstruktives, empathisches Feedback gibt.
HR-Software statt Excel: Ein erster Überblick gelingt mit Excel. Sobald aber mehrere Führungskräfte bewerten, Ziele systematisch überprüft und Follow-ups dokumentiert werden sollen, wird die Tabelle zum Zeitfresser: Daten sind verteilt, Versionen entstehen parallel, und genau das fehlt, worauf es ankommt – Transparenz, Vergleichbarkeit und Verbindlichkeit. Mit den Branchenlösungen ingo365 HR für Planungsbüros und timo365 HR für IT-Dienstleister – beide powered by Factorial – bildet NewVision Mitarbeitergespräche durchgängig digital ab. Konkret können Büros damit:
– Mitarbeiter- und Jahresbeurteilungen digital anlegen und eigene Kompetenzbögen integrieren
– Selbst-, Peer- und Vorgesetztenfeedback für ein vollständigeres Bild kombinieren
– Ziele und Maßnahmen zentral festhalten – mit Owner, Priorität und Deadline
– Gesprächsergebnisse und Fortschritte über mehrere Jahre DSGVO-konform dokumentieren
– Einladungen, Vorbereitungsphasen, Follow-ups und Check-ins automatisieren
– Zielerreichung, Kompetenzentwicklung und Gesprächsstatus per Reporting sichtbar machen
So laufen Entwicklungsgespräche nicht nach Bauchgefühl, sondern entlang eines klaren Frameworks – und bleiben trotzdem flexibel genug für rollen- und projektspezifische Schwerpunkte. Der Effekt: weniger Administration, mehr Klarheit und ein verlässlicher Rhythmus, der persönliche Entwicklung, Team-Performance und Unternehmensentwicklung verbindet.
Der größte Hebel: konsequentes Follow-up: Ein gutes Jahresgespräch ist kein Pflichttermin, sondern der Moment, in dem Erwartungen geklärt, Leistung fair eingeordnet und Entwicklung konkret vereinbart wird. Den größten Hebel sieht NewVision im konsequenten Nachfassen: Erst wenn Ziele dokumentiert, Maßnahmen terminiert und Check-ins fixiert sind, passiert Entwicklung im Projektalltag – und nicht „irgendwann“. HR-Software unterstützt dabei, weil Ziele, Gespräche, Dokumentation und Follow-ups an einem Ort zusammenlaufen und Entwicklung dadurch messbar und steuerbar wird.
Kostenloser Leitfaden für den schnellen Start: Für den pragmatischen Einstieg – auch ohne Software – stellt NewVision einen kostenlosen Leitfaden bereit. Er führt Schritt für Schritt durch Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung, inklusive Leitfragen und Follow-up, und eignet sich zugleich als Vorlage für einen wiederkehrenden Gesprächsablauf.
Den vollständigen Fachbeitrag lesen Sie hier:
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NewVision entwickelt branchenspezifische Software- und Digitalisierungslösungen für Planungsbüros (Ingenieur- und Architekturbüros) sowie IT-Dienstleister. Zum Portfolio zählen die Branchenplattformen ingo365 und timo365 mit ERP- und HR-Modulen – die HR-Lösungen ingo365 HR und timo365 HR sind powered by Factorial. Ziel ist es, Prozesse von der Projektsteuerung bis zur Personalentwicklung durchgängig, transparent und DSGVO-konform abzubilden.
Sie können diese Pressemitteilung – auch in geänderter oder gekürzter Form – mit Quelllink auf unsere Homepage auf Ihrer Webseite kostenlos verwenden.
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Talente entdecken, Karrieren begleiten
Posted by PM-Ersteller - 27/05/26 at 10:05:05 a.m.Menschen finden, Potenziale entfalten: Mit der Umschulung zur Personaldienstleistungskauffrau/zum -kaufmann und IHK-Abschluss gestalten Sie Karrieren und Zukunft.
Wie die Umschulung zum Personalexperten mit IHK-Abschluss gelingt
Zukunftssicher, vielseitig, gefragt: Der Beruf der Personaldienstleistungskaufleute vereint all das und noch mehr. Wer sich beruflich neu orientieren möchte, findet hier ein dynamisches Arbeitsumfeld mit echtem Gestaltungsspielraum. Denn im Mittelpunkt steht das, was Unternehmen wirklich erfolgreich macht: die richtigen Menschen am richtigen Ort.
Personaldienstleistungskaufleute: Allrounder mit Expertise
Personaldienstleistungskaufleute jonglieren täglich mit vielen Bällen. Sie rekrutieren neue Talente, planen Personaleinsätze strategisch und kümmern sich um die Entwicklung von Mitarbeitern. Morgens führen sie Vorstellungsgespräche mit Bewerbern, mittags beraten sie Unternehmen in personalwirtschaftlichen Fragen und nachmittags wickeln sie die Entgeltabrechnung ab. Sie müssen Menschen einschätzen können, rechtliche Rahmenbedingungen kennen und gleichzeitig wirtschaftlich denken. Diese Mischung aus Menschenkenntnis, Organisationstalent und betriebswirtschaftlichem Verständnis macht sie unverzichtbar für jedes Unternehmen, das auf qualifizierte Mitarbeiter angewiesen ist.
Umschulung als Weg in die Personalwirtschaft
Die Umschulung zur Personaldienstleistungskauffrau oder zum Personaldienstleistungskaufmann öffnet die Tür zu einem Berufsfeld, in dem Soft Skills genauso zählen wie Fachwissen. Die Ausbildung vermittelt fundierte Kenntnisse in Arbeitsrecht, Personalcontrolling und Bewerbermanagement. Dabei wird nicht nur graue Theorie gepaukt, sondern praxisnah vermittelt, wie moderne Personalarbeit funktioniert. Das Institut für Berufliche Bildung (IBB) gehört zu den Anbietern, die solche Umschulungen durchführen und Menschen den Weg in dieses vielseitige Berufsfeld ebnen.
IHK-Zertifikat in 24 Monaten
In zwei Jahren zum neuen Beruf – so lange dauert die Umschulung, die mit einer anerkannten IHK-Prüfung abschließt. In dieser Zeit lernen Teilnehmer den kompletten Personalzyklus kennen: von der ersten Stellenausschreibung über die Auswahl und Einstellung bis hin zur Beendigung von Arbeitsverhältnissen. Auch betriebswirtschaftliche Grundlagen und der sichere Umgang mit gängiger HR-Software gehören zum Programm. Am Ende steht ein Abschluss, der in der gesamten Wirtschaft anerkannt ist und Türen öffnet.
Fördermittel nutzen: So wird der Neustart bezahlbar
Die Kosten einer Umschulung müssen niemanden abschrecken. Die Agentur für Arbeit und Jobcenter bieten verschiedene Fördermöglichkeiten, die die finanzielle Hürde deutlich senken oder ganz beseitigen. Oft übernimmt ein Bildungsgutschein die kompletten Kosten. Auch während der Umschulung muss niemand auf Einkommen verzichten, denn parallel gibt es Unterstützungsleistungen. Der Weg in einen neuen Beruf ist damit auch finanziell machbar.
Berufliche Perspektiven nach der Umschulung
Nach erfolgreichem Abschluss stehen viele Türen offen. Personaldienstleistungskaufleute werden in Personalabteilungen von Unternehmen aller Größen und Branchen gesucht. Personaldienstleister und Zeitarbeitsfirmen suchen ebenso händeringend wie Personalberatungen und Headhunter. Der Arbeitsmarkt für qualifizierte Fachkräfte in diesem Bereich gilt als ausgesprochen vielversprechend, denn eines braucht jedes Unternehmen: gute Mitarbeiter. Und jemanden, der sie findet, auswählt und betreut.
Persönliche Beratung für den individuellen Weg
Jeder berufliche Neustart ist anders, und jeder bringt andere Voraussetzungen mit. Das IBB bietet deshalb eine umfassende persönliche Beratung an, die auf die individuelle Situation eingeht. Die Berater klären gemeinsam mit Interessierten, welche Fördermöglichkeiten infrage kommen, und unterstützen bei der Antragstellung. Sie helfen auch dabei herauszufinden, ob eine Auffrischung von Grundlagen vor der Umschulung sinnvoll ist, und zeigen auf, welche Vorbereitungskurse zur Verfügung stehen. Erste Informationen und Kontaktmöglichkeiten sind auf www.ibb.com zu finden.
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21614 Buxtehude
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Die IBB Institut für Berufliche Bildung AG, kurz IBB, wurde 1985 in Buxtehude gegründet und gehört heute zu den größten Bildungsanbietern in Deutschland. Zum Portfolio des IBB gehört eine große Auswahl an zertifizierten Umschulungen, Weiterbildungen und Coachings. Dank Viona, der Online-Akademie und dem nahezu größten Netzwerk an kooperierenden Bildungsunternehmen, bietet das IBB maßgeschneiderte Schulungslösungen aus unterschiedlichsten Themenbereichen an mehr als 1.000 Standorten in ganz Deutschland an.
Weitere Informationen: www.ibb.com
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