KI in der Unternehmenspost: IDC MarketScape stuft SPS als Marktführer für Mailroom-Lösungen ein
Posted by PM-Ersteller - 12/08/26 at 01:08:58 p.m.Im IDC MarketScape 2026 zählt SPS zu den führenden Mailroom-Anbietern – auch weil SPS physische und digitale Postverarbeitung sowie KI-gestützte Automatisierung in einem Betriebsmodell zusammenführt.
Bamberg, Deutschland – SPS verarbeitet jährlich rund 1,3 Milliarden Dokumente in mehr als 950 Unternehmenspoststellen weltweit – und setzt unter anderem auf eine hauseigene KI-Plattform namens SPS GPT. Im aktuellen IDC MarketScape,dem Worldwide Mailroom Solutions and Services 2026 Vendor Assessment (#US52993325, Juli 2026), wurde SPS nun als Marktführer für Mailroom-Lösungen und -Dienstleistungen eingestuft. IDC hebt insbesondere die KI-gestützte Automatisierung im großen Maßstab, ein integriertes physisch-digitales Betriebsmodell sowie die global konsistente Servicequalität und geografische Reichweite des Unternehmens hervor.
Für den IDC MarketScape bewertete das Analystenhaus weltweit Anbieter von Poststellenlösungen und -dienstleistungen anhand ihrer aktuellen Leistungsfähigkeit, ihrer Zukunftsstrategie, der Qualität ihrer Serviceerbringung und ihrer Fähigkeit, Unternehmen bei der digitalen Optimierung ihrer Prozesse zu unterstützen. SPS wurde in dieser Bewertung in der Kategorie „Leader“ eingestuft.
SPS betreut weltweit mehr als 600 Unternehmenskunden und kombiniert Workplace Services, Prozesskompetenz und Technologie. Das Unternehmen hat sich dabei von einem klassischen Anbieter von Dokumenten- und Poststellenservices zu einem technologiegestützten Innovationspartner entwickelt, der Unternehmen bei der Modernisierung ihrer Arbeitsplatzprozesse unterstützt.
Fragmentierte Systeme als Ausgangslage
IDC hebt dabei die Fähigkeit von SPS hervor, Unternehmen bei der Bewältigung zentraler operativer Herausforderungen zu unterstützen, darunter fragmentierte Workplace Services, voneinander isolierte Technologien und siloartig organisierte Geschäftsprozesse. Das durchgängige End-to-End-Betriebsmodell von SPS stellt laut IDC einen „wesentlichen Wettbewerbsvorteil“ dar, weil es Workplace Services, Geschäftsabläufe und intelligente Automatisierung in einem einheitlichen Leistungs- und Bereitstellungsmodell verbindet.
Im Rahmen seiner Connected Workplace Strategy führt SPS physische und digitale Workflows, Workplace-Logistik, Dokumentenverarbeitung, intelligente Automatisierung und KI-gestützte Erkenntnisse zusammen, um die Komplexität betrieblicher Abläufe zu reduzieren, Governance und Compliance zu stärken, Nutzererlebnisse zu verbessern und die Transparenz der Abläufe zu erhöhen.
„Die Zukunft der Arbeit hängt davon ab, hybride Arbeitsplatzprozesse mit der digitalen Transformation zu verknüpfen“, sagt Joerg Vollmer, CEO von SPS. „Die Anerkennung durch IDC MarketScape unterstreicht unser Engagement, unsere Kunden dabei zu unterstützen, Komplexität zu reduzieren, Nutzererlebnisse zu verbessern und durch Workplace-Innovation, Automatisierung und KI einen messbaren geschäftlichen Mehrwert zu schaffen.“
SPS GPT: KI-gestützte Dokumentenintelligenz
IDC würdigte zudem die Investitionen von SPS in künstliche Intelligenz und Automatisierung, insbesondere SPS GPT, die sichere, unternehmenseigene KI-gestützte Plattform für Dokumentenintelligenz. Laut IDC kann SPS zudem Implementierungen im Produktivbetrieb in grossem Massstab mit quantifizierbaren Geschäftsergebnissen nachweisen.
In der ebenfalls im Juli 2026 veröffentlichten Market Note „SPS Unifies Workplace Services in the Age of AI“ bezeichnete IDC SPS als „einen glaubwürdigen Transformationspartner für Unternehmen, die ein einheitliches, KI-gestütztes Workplace-Betriebsmodell anstreben“. Das Analystenhaus verweist dabei insbesondere auf die Investitionen des Unternehmens in Agentic AI, Workplace-Innovation und operative Intelligenz_._
Einheitliches Modell über Länder und Prozesse hinweg
Neben dem Einsatz KI-basierter Technologien im gesamten Mailroom-Ökosystem hebt IDC die umfangreiche operative Präsenz von SPS hervor. Sie basiert auf einem einheitlichen Governance-Modell, harmonisierten Arbeitsabläufen und einer standardisierten Technologiearchitektur.
Das integrierte Physical-to-Digital-Betriebsmodell verbindet den Betrieb von Unternehmenspoststellen mit Workplace-Logistik, Dokumentenverarbeitung und Workflow-Automatisierung. Sicherheits-, Governance- und Compliance-Anforderungen sind dabei in sämtliche Betriebsabläufe integriert. Damit unterstützt SPS sowohl stark regulierte Branchen wie Banken, Versicherungen, das Gesundheitswesen und den öffentlichen Sektor, als auch die herstellende Industrie.
Nach Einschätzung von IDC unterscheidet sich SPS damit von Anbietern, die sich vor allem auf die Dokumentenverarbeitung oder das klassische Outsourcing von Poststellen konzentrieren. SPS ordnet Mailroom-Services stattdessen als Bestandteil einer umfassenderen Transformation von Workplace- und Geschäftsprozessen ein.
Weitere Informationen zur Einstufung von SPS als Leader im „IDC MarketScape: Worldwide Mailroom Solutions and Services 2026 Vendor Assessment“ finden Sie unter: https://www.spsglobal.com/de/insights/whitepaper/idc-marketscape-2026
Über IDC MarketScape
Das MarketScape Vendor Assessment Model wurde entwickelt, um die Wettbewerbsfähigkeit von Technologie- und Dienstleistungsanbietern in einem bestimmten Markt zu bewerten. Die Analyse basiert auf einer fundierten Bewertungsmethodik mit qualitativen und quantitativen Kriterien und stellt die Position jedes Anbieters grafisch innerhalb des jeweiligen Marktes dar.
IDC MarketScape bietet einen klaren Rahmen für den Vergleich von Produkt- und Serviceangeboten, Fähigkeiten, Strategien sowie aktuellen und zukünftigen Markterfolgsfaktoren von Technologieanbietern. Gleichzeitig erhalten Technologiekäufer eine umfassende 360-Grad-Bewertung der Stärken und Schwächen bestehender und potenzieller Anbieter.
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SPS Germany GmbH
Frau Andrea Tschopp
Am Börstig 5
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email : andrea.tschopp@spsglobal.com
SPS ist ein weltweit führender, technologieorientierter Partner zur Unternehmenstransformation. Mit unseren innovativen Enterprise Workplace Solutions ermöglichen wir moderne Arbeitsplatzkonzepte und fördern damit das Mitarbeiterengagement und die Produktivität der Unternehmen. Unsere Angebote im Bereich Technology Business Solutions kombinieren neueste Automatisierungstechnologien mit tiefgreifenden Prozess- und Branchenkenntnissen sowie einem globalen Talent Pool. Dadurch lösen unsere Kunden ihre komplexesten Herausforderungen im Rahmen ihrer digitalen Transformation.
SPS mit Hauptsitz in Zürich, Schweiz, ist international mit über 8’000 Mitarbeitenden in über 20 Ländern tätig und fokussiert sich auf die Branchen Banken, Versicherungen und Gesundheit. Von ihren Kunden auf der ganzen Welt wird SPS mit einem „Weltklasse“ Net Promoter Score (NPS) ausgezeichnet. Erfahren Sie wie unsere engagierten Teams einen relevanten Beitrag für unsere Kunden leisten: https://www.spsglobal.com/de/home.
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Schlanke Prozesse und effiziente Workflows in der Bürokommunikation
Posted by PM-Ersteller - 15/04/24 at 06:04:54 a.m.Gehring Group unterstützt Unternehmen und Organisationen aller Branchen und Größen bei Aufbau und Betrieb digitaler Poststellen
Die Gehring Group, Spezialist für Aktenarchivierung, -logistik und -pflege aus Oberhausen, stellt ihr modulares Angebot rund um Aufbau und Betrieb digitaler Poststellen vor. Dabei werden Unternehmen und Organisationen aller Branchen und Größen unterstützt, ihre per Briefpost eintreffenden Dokumente zu digitalisieren, die Dateien zu indexieren und in entsprechende Workflows zur verteilten Weiterbearbeitung in beliebige führende IT-Systeme einzuspielen – so etwa in ECM (Enterprise Content Management), ERP (Enterprise Resource Management), Warenwirtschaft (WWS) oder Finanzbuchhaltung. Wahlweise betreut die Gehring Group die laufende digitale Postbearbeitung als interne Lösung oder wickelt sie für ihre Kunden ausgelagert ab.
Digitale und analoge Eingangspost an zentraler Stelle zusammenführen und verwalten: Digitale-Poststellen-Betriebe sparen Zeit und Geld, sie minimieren darüber hinaus auch die Fehlerpotenziale etwa beim Verteilen der Post oder Abtippen von Überweisungsdaten. Über das gesamte Unternehmen hinweg und an den entscheidenden Stellen zeitnah und zuverlässig Informationen verfügbar zu haben, wirkt sich zudem positiv auf die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit aus. Der besondere Anreiz: Eine digitale Poststelle lässt sich in vergleichsweise kurzer Zeit und ohne weitreichende Verflechtungen in die betriebliche Organisation auf den Weg bringen – und je früher man umstellt, desto schneller stellen sich die gewinnbringenden Vorteile ein. Außerdem kann die digitale Poststelle ein wichtiger erster Meilenstein sein auf dem Weg der digitalen Transformation.
„Sicherer, effizienter, günstiger, dazu flexibler, nachhaltiger und nachvollziehbar: Gegenüber ihrer klassischen Form bietet die digitale Poststelle entscheidende Vorteile“, so Nils Gehring, geschäftsführender Gesellschafter der Gehring Group. „Sie rechnet sich bereits ab etwa 50 Mitarbeitenden: Gerade mit mehreren Abteilungen und Hierarchiestufen, verteilten Standorten oder einem hohen Homeoffice-Anteil wird die digitale Poststelle zu einer bedeutenden Unterstützung im Tagesgeschäft.“
Abgestimmtes Vorgehen: Dokumente bearbeiten, indexieren und einbinden
In der digitalen Poststelle werden Papierdokumente aller Art direkt nach ihrem Eintreffen in digitale Formate überführt und Workflow-tauglich aufbereitet. Ob nun interne oder externe Lösung: Auf dem Weg dorthin muss zunächst die Eingangspost eingescannt werden. Was einfach klingt, wirft bei näherer Betrachtung allerdings Fragen auf: Wie ist umzugehen mit persönlich bzw. vertraulich, an den Betriebsrat, die Personalabteilung oder die Geschäftsführung adressierte Schreiben? Was passiert mit vermeintlicher Dialogpost und Katalogen? Sollen die verschiedenen Inhalte eines Briefs in eine oder mehrere Dateien überführt werden? Zu entscheiden ist zudem, welche Originale nach dem Scannen unter anderem aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen und an welchem Ort dies im jeweiligen Fall erfolgen soll. Damit all diese Prozesse sicher und nachvollziehbar gestaltet sind, führt kein Weg an durchdachten Konzepten vorbei. Bereits hier empfiehlt es sich, auf die Expertise und Erfahrung professioneller Dienstleister zurückzugreifen.
Über die eingesetzte Scan-Software lässt sich das gewünschte Zielformat definieren. Das können beispielsweise PDF, TIFF oder JPG sein – je nach führendem IT-System. Mit ArchiCapture® verfügt die Gehring Group über eine selbstentwickelte und betont leistungsstarke Scan-Software, die sowohl inhouse als auch in ausgelagerten Projekten eingesetzt wird. OCR (Optical Character Recognition)-Technologie und Indexierung ermöglichen es dabei, dass alle Autorisierten jederzeit und ohne lange Sucherei auf den zentralen Datenpool zugreifen können.
Die Dateien können von der digitalen Poststelle aus direkt an die führenden IT-Systeme übergeben werden. Möglich ist außerdem auch, sie direkt zu verteilen – wahlweise personalisiert oder an die jeweils zuständigen Abteilungen. Dies kann per E-Mail oder per gesicherter VPN (Virtual Private Network)- bzw. SFTP (Secure File Transfer Protocol)-Verbindung in überwachte Verzeichnisse erfolgen. Für noch mehr Effizienz sorgt, wenn automatisch erkannt wird, um welchen Dokumenttyp es sich handelt und welcher Workflow anzustoßen ist. Das Auslesen etwa von Vertragsnummern oder Lieferantenangaben per OCR funktioniert bei standardisierten Belegen am besten.
Wertvolle Unterstützung bei Aufbau und laufendem Betrieb
Wichtig zu beachten: Aufbau und Betrieb einer digitalen Poststelle erfordern Know-how und Technologie genauso wie Geräte und Personalressourcen – dies alles mit entsprechender Redundanz. Dabei unterstützt die Gehring Group ganz nach Bedarf mit Beratung und individuellen Umsetzungsangeboten. „Selbst gut organisierte Unternehmen können durch die klassische Briefpost ausgebremst werden. Das liegt an den Nachteilen papiergebundener Kommunikation. Denn jeder analoge Beleg wirkt in der modernen Arbeitswelt wie ein Trichterhals und verhindert schlanke Prozesse. Wer aber effiziente Workflows etablieren und am Laufen halten möchte, muss Medienbrüche vermeiden“, pointiert Nils Gehring die Bedeutung der digitalen Poststelle.
Hintergrund: Flexible und zugleich nachhaltige Bürokommunikation
Die digitale Poststelle wirkt nachhaltiger, da sie für Verarbeiten und Verteilen der Dokumente kein weiteres Papier (Stichwort: Kopien) benötigt; bei dessen Herstellung nämlich werden beträchtliche Mengen an wertvollen Ressourcen wie Holz, Energie und Wasser verbraucht. Der Umgang mit digitalen Medien ist aber auch deutlich flexibler und effizienter. Schließlich lassen sich Dateien orts- und zeitunabhängig auf allen Endgeräten anzeigen und editieren – auf dem PC im Büro, dem Notebook im Homeoffice oder mobil auf dem Smartphone. Digitale Belege kann man außerdem viel schneller suchen und finden, selbst wenn Dritte gerade parallel auf das gleiche Dokument zugreifen. Erst so wird verteiltes Arbeiten überhaupt erst möglich mit schlanken Workflows ohne Liegezeiten.
Erklärvideo: Wie funktioniert eine digitale Poststelle?
? https://youtu.be/jRLs78JXo7w
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Gehring Group GmbH
Herr Nils Gehring
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Die Wurzeln der Gehring Group in der Logistikbranche reichen zurück bis ins Jahr 1950. Heute positioniert sich die Unternehmensgruppe mit einem modularen Leistungsangebot rund um das Handling von Archiven und der langzeitlichen Aufbewahrung bzw. Digitalisierung von Akten. Kunden sind nationale und internationale Unternehmen, Organisationen und Verwaltungen aller Größen-ordnungen und Ausrichtungen. Das Portfolio der Gehring Group mit ihren Standorten in Oberhausen (Nordrhein-Westfalen) und Rendsburg (Schleswig-Holstein) umfasst physische Archivierung und Digitalisierung im eigenen Scan-Center, u. a. mit Services für die digitale Poststelle, selbstentwickelte Software-Produkte sowie ein individuelles Beratungsangebot.
Zu den inhabergeführten Unternehmen der Gruppe gehören die Gehring Group GmbH, die A. Denker GmbH & Co. KG, die GehRack Grundstücksverwaltungs GmbH Co. KG sowie weitere Beteiligungen im Archivierungsumfeld. Vor dem Hintergrund des Umgangs mit sensiblem Datenmaterial sind gruppenweit alle Mitarbeiter der Gehring Group der DSGVO, dem Bundes- und Landesdatenschutzgesetz, dem Sozialgeheimnis und zur absoluten Geheimhaltung verpflichtet.
Für ihr Modell zur Unterstützung einer ausgewogenen Balance von Arbeit und Familie wurde die Gehring Group vom Bündnis für Familie mehrfach als „vorbildlich familienfreundliches Unternehmen“ ausgezeichnet und erzielte 2021 für ihr ganzheitliches System aus betrieblicher Gesundheits-, Zukunfts- und Invaliditätsvorsorge eine Top-3-Platzierung beim Deutschen bAV-Preis in der Kategorie KMU. Mit dem „Gehring Group Giraffenland“ gibt es einen betriebseigenen Kindergarten, der als Tagesstätte auch benachbarten Unternehmen für die Kinder ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Verfügung steht. Weitere Informationen unter https://gehring.group.
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