Hoher Krankenstand in der Erkältungszeit

Posted by PM-Ersteller - 30/10/25 at 02:10:34 p.m.

Wie Betriebe jetzt Kosten senken können und flexibel bleiben

Mit dem Beginn der kalten Jahreszeit steigt die Zahl der Krankmeldungen in Unternehmen erfahrungsgemäß deutlich an. Das Gastgewerbe ist besonders betroffen: Über das ganze Jahr lag laut dem Institut der Deutschen Wirtschaft der durchschnittliche Krankenstand im Jahr 2023 bei rund 22 Tagen pro Mitarbeiter:in. Die AOK geht in ihrer aktuellen Auswertung von einem hohen Krankenstand im Jahr 2025 aus. Seit September seien die Erkältungs- und Grippefälle bereits wieder mehr geworden – ebenso die Corona-Infektionen.

Enge Personaleinsatzpläne und kurzfristige Ausfälle stellen gerade kleine und mittlere Betriebe in der Gastronomie vor große organisatorische Herausforderungen. Gleichzeitig bringt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) neue Anforderungen sowie potenzielle Kostenfallen mit sich. So ist der Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung längst zur Pflicht geworden. Doch wie dieser Prozess umgesetzt wird, hat Auswirkungen auf die Kostenstruktur und die Handlungsfähigkeit eines Betriebs. Wer hier weiterhin auf den Steuerberater setzt, verschenkt jedes Jahr mehrere Hundert Euro. 67,8 Prozent der Krankmeldungen dauern nicht länger als sieben Tage – das entspricht etwa drei Krankmeldungen pro Jahr und Mitarbeitendem. In vielen gastgewerblichen Betrieben erfolgt der Abruf der eAU bei den Krankenkassen über das Steuerbüro. Durchschnittlich fallen hier pro eAU-Abruf rund 10 Euro an. Hochgerechnet auf einen Betrieb mit 20 Mitarbeitenden und etwa 60 Krankmeldungen pro Jahr summieren sich diese Kosten auf rund 600 Euro – nur für die Übermittlung der Krankmeldungen.

Diese Kosten lassen sich durch moderne Softwarelösungen wie gastromatic senken. Sie bieten eine automatisierte und kostenfreie eAU-Abfrage direkt im System. Darüber hinaus erleichtern sie die Einsatzplanung erheblich: Krankheitsbedingte Ausfälle können mit wenigen Klicks kompensiert werden. Offene Schichten werden automatisch ausgeschrieben, Mitarbeitende erhalten Benachrichtigungen und können sich direkt bewerben – ganz ohne telefonische Abstimmungen oder manuelle Koordination.

Expert Talk: Erkältungszeit ist Chaos-Zeit

Im Rahmen eines kostenfreien Webinars, dem Expert Talk, zeigt gastromatic am 13. November 2025 um 13.00 Uhr, wie digitale Lösungen im Personalmanagement gerade in der Erkältungszeit für Entlastung sorgen können. Die Teilnehmenden erfahren, wie durch die automatisierte eAU-Abfrage Zeit und Kosten eingespart werden können, wie sich Schichtausfälle schnell und unkompliziert kompensieren lassen und wie auch in herausfordernden Phasen ein kühler Kopf bewahrt werden kann. Die Anmeldung erfolgt kostenfrei über diesen Link: https://www.gastromatic.com/de/expert-talk-special-erkaeltungszeit-ist-chaos-zeit-so-reagierst-du-flexibel-auf-ausfaelle-im-dienstplan/

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Steigende Personalkosten in der Gastronomie – Digitale Zeiterfassung spart Betrieben bis zu 5.000 Euro monatl

Posted by PM-Ersteller - 14/10/25 at 04:10:17 p.m.

Angesichts steigender Ausgaben für Lebensmittel, Energie und Personal steht die Gastronomiebranche zunehmend unter wirtschaftlichem Druck.

Besonders die Personalkosten sind in den vergangenen dreieinhalb Jahren um über ein Drittel gestiegen – eine Entwicklung, die viele Betriebe zur Optimierung ihrer internen Prozesse zwingt. Ein oft unterschätzter Kostenfaktor ist die ungenaue Arbeitszeiterfassung. Schon wenige Minuten täglich, die durch großzügige Rundungen oder fehlende Pausenangaben entstehen, können sich bei 20 Mitarbeitenden auf über 15.000 Euro jährlich summieren. Diese Mehrkosten entstehen allein durch fehlerhafte oder lückenhafte Dokumentation der Arbeitszeiten.

Ein Beispiel: Ein mittelständischer Gastronomiebetrieb mit 35 Mitarbeitenden konnte durch die Einführung eines digitalen Zeiterfassungssystems monatlich 5.000 Euro einsparen. Die größten Einsparpotenziale liegen in der minutengenauen Erfassung, automatisierten Pausenregelung und dem Wegfall manueller Nachbearbeitung. So führen handgeschriebene Stundenzettel, Excel-Tabellen oder mündliche Absprachen häufig zu Aufrundungen bei Arbeitsbeginn und -ende. „Wer kennt es nicht: Man ist um 8:53 Uhr da, schreibt aber 8:45 Uhr auf. Diese scheinbar harmlosen 8 Minuten pro Tag summieren sich bei einer Vollzeitstelle auf über 30 Stunden im Jahr – das sind fast 500 Euro zusätzliche Lohnkosten“, erklärt Nils Neumann, Geschäftsführer von gastromatic. Weitere Fallen bei der manuellen Erfassung: Ohne automatische Pausenerfassung werden rechtlich vorgeschriebene Pausen oft „vergessen“ oder verkürzt dokumentiert. Das Ergebnis ist eine bezahlte Pausenzeit, die arbeitsrechtlich problematisch ist. Zudem häufen sich ohne digitale Nachvollziehbarkeit oft unbemerkt Überstunden an, die später teuer nachbezahlt werden müssen.

Digitale Systeme schaffen Transparenz und Effizienz

Seit den Urteilen des Europäischen Gerichtshofs (2019) und des Bundesarbeitsgerichts (2022) sind Arbeitgeber:innen verpflichtet, Arbeitszeiten systematisch zu erfassen. Digitale Lösungen bieten dabei nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch zahlreiche Vorteile wie die minutengenaue Erfassung für volle Kostenkontrolle, die automatische Zuschlagsberechnung für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit. Sie unterstützen dabei, Teams effizienter und transparenter zu führen. Mit minutengenauer Erfassung besteht jederzeit Transparenz, welche Personalkosten anfallen. Das ermöglicht realistische Kalkulationen und verhindert böse Überraschungen bei der Lohnabrechnung. Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge werden automatisch erkannt und korrekt berechnet. Mitarbeiter:innen können ihre Arbeitszeiten einsehen und haben Gewissheit über korrekte Abrechnungen. „Das schafft Zufriedenheit und spart das ständige Hin- und Her, wenn es um die Arbeitszeiten geht“, erläutert Neumann. Moderne Systeme verknüpfen Zeiterfassung mit der Schichtplanung und erkennen automatisch Abweichungen oder Über-/Unterbesetzungen. Bei Kontrollen oder Streitigkeiten sind alle relevanten Daten lückenlos dokumentiert und digital archiviert.

Praxisbeispiel: 5.000 Euro Ersparnis pro Monat

Bei einem mittelständischer Gastronomiebetrieb mit 35 Mitarbeiter:innen waren handgeschriebene Stundenzettel mit häufigen Rundungsfehlern die Regel. Eine manuelle Pausen-berechnung wurde oft vergessen. Die Nachbearbeitung der Excel-Listen war zeitaufwendig. Es gab häufige Diskussionen über korrekte Arbeitszeiten. Die Einführung einer digitalen Zeiterfassung ergab eine Gesamtersparnis in Höhe von 5.000 Euro monatlich, die sich wie folgt zusammensetzt:

o 3.200 Euro durch präzise Minutenerfassung (statt Aufrundungen)
o 1.200 Euro durch automatische Pausenregelung
o 600 Euro durch Wegfall manueller Nachbearbeitung

Zusätzlich reduzierte sich der administrative Aufwand um 15 Stunden pro Woche – wertvolle Zeit, die nun in die Kundenbetreuung und Betriebsoptimierung fließt.

Expertentipp zur Auswahl des richtigen Systems

Doch welches Zeiterfassungstool ist für den eigenen Betrieb das richtige? „Das System zur digitalen Erfassung sollte intuitiv sein, sodass es sich problemlos bedienen lässt und individuelle Einstellungen zulassen“, so Neumann. Smartphone-Apps ermöglichen das Stempeln auch außerhalb des Betriebs – ideal für Lieferservice oder Catering. Datenschutz ist nicht optional: Deutsche Server und transparente Datenschutzerklärungen sind Grundvoraussetzungen. Die nahtlose Anbindung an Lohnbuchhaltung und Kassensysteme spart Zeit und verhindert Doppelarbeit. Reports zu Arbeitszeiten, Überstunden und Kosten sollten per Knopfdruck verfügbar sein.

gastromatic: Digitale Zeiterfassung für die Gastronomie

Die cloudbasierte Softwarelösung gastromatic der vertical cloud solution GmbH unterstützt Gastronomie- und Hotelbetriebe bei der digitalen Zeiterfassung, Dienstplanung und Mitarbeiterverwaltung. Mit intuitiver Bedienung, mobiler App und automatisierten Prozessen sorgt gastromatic für mehr Effizienz, geringere Kosten und ein starkes Team. Weitere Informationen finden Interessierte unter www.gastromatic.com/de/zeiterfassung-online

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hotelkit wird bei den 25hours Hotels zum echten Team-Mitglied

Posted by PM-Ersteller - 30/04/19 at 06:04:07 a.m.

Über 1.000 Mitarbeiter profitieren täglich von ihrem digitalen Kollegen: Die Hotelgruppe setzt seit fast fünf Jahren die Kommunikationssoftware unter der internen Bezeichnung „TIM“ erfolgreich ein.

BildDigitalisierte interne Kommunikation und Prozesse heißt bei den 25hours Hotels „TIM“ – twenty five hours information management. Die Mitarbeiter des Unternehmens schätzen hotelkit mit seinen Funktionen und die Software unterstützt die 25hours Hotels bereits von Beginn an: Ab der Pre-Opening Phase eines neuen Hotels – wie zuletzt das 25hours Hotel Terminus Nord in Paris – wird die Kommunikationssoftware eingesetzt.

„Wir sind eine junge Hotelgruppe mit dynamischen Mitarbeitern. Die sind es gewohnt sich einzubringen, zu vernetzten und mobil zu arbeiten. Wir waren daher auf der Suche nach einem internen Kommunikationstool, das uns flexibel macht und uns hilft Ideen und Innovationen abteilungs- und häuserübergreifend voranzutreiben“, so Michael End, Managing Director der 25hours Hotels.

Zu den 25hours Hotels gehören 13 Hotels in neun Städten – Berlin, Düsseldorf, Hamburg, Frankfurt, Köln, München, Wien, Zürich und Paris, welches vor Kurzem eröffnete. Alle Hotels werden für den jeweiligen Standort maßgeschneidert und bieten einen mal coolen, mal bunten, mal nostalgischen und mal mondänen Stil.

Die Herausforderungen an ein zeitgemäßes Kommunikationstool ergaben sich aus genau dieser Situation: Jedes einzelne Hotel soll durch Persönlichkeit und Individualität überzeugen. Gleichzeitig standardisiert die Hotelgruppe tägliche Abläufe soweit, dass das 25hours Gefühl in jedem Hotel spürbar ist. Essentielle Basics werden vom Head Office aus aufgebaut und für alle Betriebe verfügbar gemacht. Für die häuserübergreifende Kommunikation war man darüber hinaus auf der Suche nach einer zentralen und einfachen Plattform.

Die Nutzung von hotelkit funktionierte von Beginn an reibungslos und alle Mitarbeiter von 25hours Hotels wussten sofort, wie die verschiedensten Funktionen von hotelkit eingesetzt werden können. Dies erkennt man auch gut anhand der Nutzungszahlen. So wurden insgesamt bereits seit Beginn der hotelkit Nutzung rund 7.000 verschiedene Wissensartikel erstellt, welche über 39.000 Mal aktualisiert wurden.

„Mit hotelkit werden alle Kollegen immer auf dem neuesten Stand gehalten, geografische Barrieren sind also nahezu verschwunden – und der Austausch zwischen den unterschiedlichen Standorten ist äußerst aktiv. Somit bietet hotelkit zahlreiche Tools, die die Kommunikation im Hotelalltag für die Mitarbeiter spürbar erleichtert“, ergänzt Marius Donhauser, Gründer und Geschäftsführer von hotelkit sowie Privathotelier aus Salzburg.

Bildquelle: 25hours Hotels/Steve Herud

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hotelkit GmbH
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Strubergasse 26
5020 Salzburg
Österreich

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email : info@hotelkit.net

Das Unternehmen wurde im Jahr 2012 durch den Salzburger Hotelier Marius Donhauser gegründet. Die Hotel Operations- und Communication Software Lösung hotelkit entstand zuerst durch den Eigenbedarf der Hoteliersfamilie Donhauser. Bei hotelkit handelt es sich um eine webbasierte Intranet-Plattform, welche auf die Hotellerie spezialisiert ist und die interne Kommunikation sowie operative Prozesse organisiert. Die Software-Lösung ermöglicht mithilfe von mehreren innovativen Tools einen strukturierten Informationsfluss zwischen den Mitarbeitern, um den Alltag im Hotel effektiver zu gestalten sowie die Produktivität nachhaltig zu steigern.
Die Mitarbeiter können via PC, Tablet oder Smartphone auf hotelkit zugreifen, um Informationen auszutauschen. Neben der Weitergabe von wichtigem Firmenwissen erleichtert hotelkit beispielsweise Übergaben am Front Office, bietet einen Kalender für Termine und Events, gewährt über das Handbuch Einblick in Prozesse und Standards und verfügt über ein Reparaturen-Tool.

www.hotelkit.net

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