Check-in ohne Warteschlangen: Warum ein schneller Einlass lange vor dem Veranstaltungstag beginnt
Posted by PM-Ersteller - 23/07/26 at 04:07:07 p.m.Warteschlangen beim Check-in entstehen häufig lange vor dem Veranstaltungstag. Zentrale Daten und klar geplante Abläufe sorgen für einen schnelleren, professionellen Einlass.
Durchgängiges Teilnehmermanagement hilft Veranstaltern, Engpässe zu vermeiden und auch bei kurzfristigen Änderungen mit aktuellen Daten zu arbeiten.
Berlin, 23. Juli 2026. Lange Warteschlangen am Empfang werden häufig als Problem des Personals oder der Organisation vor Ort wahrgenommen. Die Ursachen entstehen jedoch meist deutlich früher: Anmeldungen werden in unterschiedlichen Listen geführt, Änderungen nur per E-Mail weitergegeben oder kurzfristige Zusagen nicht in den zentralen Datenbestand übernommen. Beim Einlass treffen diese Unstimmigkeiten dann auf viele Gäste, die innerhalb eines kurzen Zeitfensters eintreffen.
„Ein schneller Check-in ist keine isolierte Aufgabe am Veranstaltungstag. Er ist das Ergebnis eines durchgängig geplanten Teilnehmerprozesses“, erklärt die astendo GmbH, Anbieter der Eventmanagementsoftware astendo eventXperience.
Die Warteschlange entsteht häufig schon bei der Anmeldung
Eine Veranstaltung kann inhaltlich, technisch und organisatorisch sorgfältig vorbereitet sein. Wenn Teilnehmende am Eingang jedoch lange warten müssen, wird dieser erste persönliche Kontakt schnell zur Geduldsprobe.
Namen müssen in Listen gesucht, nicht vermerkte Änderungen geprüft und kurzfristige Anmeldungen geklärt werden. Bei größeren Veranstaltungen reichen bereits wenige ungeklärte Fälle aus, um den gesamten Einlass zu verzögern.
Besonders problematisch sind veraltete Teilnehmerlisten. Wird eine Liste am Vorabend exportiert, bildet sie spätere Anmeldungen, Absagen oder Namensänderungen nicht mehr ab. Das Empfangsteam muss dann parallel in Ausdrucken, E-Mail-Postfächern und weiteren Dateien suchen.
Der Einlass muss zum Besucheraufkommen passen
Wie ein Check-in organisiert werden sollte, hängt nicht allein von der Gesamtzahl der Gäste ab. Entscheidend ist auch, in welchem Zeitraum sie eintreffen und welche Aufgaben am Empfang erledigt werden müssen.
Bei einem kleinen Seminar kann ein zentraler Empfang ausreichen. Bei Kongressen, Mitgliederversammlungen oder politischen Veranstaltungen kommen dagegen häufig viele Personen nahezu gleichzeitig an. Werden zusätzlich Namensschilder ausgegeben, Zugangsberechtigungen geprüft oder nicht angemeldete Gäste aufgenommen, kann der Empfang schnell zum Engpass werden.
Deshalb sollte bereits in der Vorbereitung geklärt werden, welche Teilnehmergruppen erwartet werden, welche Informationen am Eingang benötigt werden und wie viele Check-in-Punkte erforderlich sind.
Sonderfälle vom regulären Check-in trennen
Auch bei einer gut vorbereiteten Veranstaltung lassen sich Ausnahmen nicht vollständig vermeiden. Einzelne Gäste wurden möglicherweise kurzfristig eingeladen, unter einem anderen Namen angemeldet oder haben ihre Bestätigung nicht griffbereit.
Solche Fälle sollten jedoch nicht den gesamten Einlass aufhalten. Bewährt hat sich die Trennung zwischen einem schnellen Standardprozess für regulär angemeldete Personen und einer gesonderten Klärung offener Fälle.
Damit das funktioniert, müssen neben der technischen Ausstattung auch die Zuständigkeiten feststehen: Wer darf eine fehlende Anmeldung ergänzen? Wer entscheidet über eine Zugangsberechtigung? Und wie werden Änderungen so erfasst, dass sie unmittelbar im zentralen Datenbestand verfügbar sind?
Aktuelle Daten statt verschiedener Listen
Ein digitaler Check-in kann seine Vorteile vor allem dann ausspielen, wenn er direkt mit dem Teilnehmermanagement verbunden ist. Das Empfangsteam arbeitet dadurch mit dem aktuellen Anmeldestand und sieht unmittelbar, welche Gäste bereits eingetroffen sind.
Mit astendo eventXperience werden die Daten aus Einladung und Registrierung für den weiteren Veranstaltungsprozess zentral bereitgestellt. Die checkInApp unterstützt den Einlass und die Erfassung der anwesenden Personen. Separate Teilnehmerlisten müssen dadurch nicht für den Veranstaltungstag neu angelegt und anschließend manuell abgeglichen werden.
Die beim Check-in gewonnenen Informationen stehen auch für die weitere Organisation und die spätere Auswertung zur Verfügung. So lässt sich beispielsweise nachvollziehen, wie viele angemeldete Personen tatsächlich teilgenommen haben.
Der erste Programmpunkt steht nicht in der Agenda
Ein professioneller Einlass beginnt nicht mit dem Aufbau des Empfangstresens. Er beginnt mit einer strukturierten Registrierung, einer zentralen Datenhaltung und klar definierten Abläufen.
Wenn aktuelle Informationen verfügbar sind, Standardfälle schnell bearbeitet werden können und einzelne Rückfragen den regulären Check-in nicht blockieren, beginnt die Veranstaltung bereits an der Tür professionell.
Denn der erste Programmpunkt eines Events steht selten in der Agenda: Es ist der Check-in.
Über die Plattform astendo eventXperience
astendo eventXperience unterstützt Verbände, Stiftungen, Akademien, politische und öffentliche Institutionen beim digitalen Veranstaltungs- und Teilnehmermanagement. Die Lösung bildet den Eventprozess von der Einladung und Registrierung über Kommunikation und Check-in bis zur Auswertung ab. Über eine REST-API kann eventXperience in bestehende Systemlandschaften eingebunden werden.
Verantwortlicher für diese Pressemitteilung:
astendo GmbH
Frau Claudia von Löwenthal
Wittestr. 30 C
13509 Berlin
Deutschland
fon ..: 01704110231
web ..: https://astendo-eventXperience.de
email : claudia.loewenthal@astendo.de
Die astendo GmbH entwickelt seit über 20 Jahren leistungsstarke Business-Software – made & hosted in Germany. Wir unterstützen Organisationen dabei, ihre Kunden-, Event- und Geschäftsprozesse strukturiert, sicher und skalierbar zu steuern.
Unser Fokus liegt auf CRM-Systemen, Event- und Teilnehmermanagement sowie Warenwirtschaft und Prozessintegration. Dabei verstehen wir Software nicht als isoliertes Tool, sondern als strategische Infrastruktur, die Prozesse verbindet, Daten zentralisiert und Teams entlastet.
Mit unserer Plattform eventXperience (eventX) bieten wir ein strukturiertes Event-Ökosystem für Verbände, Behörden, Institutionen und Unternehmen mit komplexen Anforderungen. Von der Teilnehmerverwaltung über Rollen- und Rechtekonzepte bis hin zu Schnittstellen via REST-API schaffen wir Lösungen, die Integration, Governance und Skalierbarkeit ermöglichen – auch bei großen Veranstaltungsformaten mit mehreren zehntausend Teilnehmenden.
Datenschutz, Sicherheit und Verlässlichkeit sind für uns keine Marketingbegriffe, sondern Grundlage unserer Arbeit. Hosting in Deutschland, DSGVO-konforme Prozesse sowie ISO 9001-, ISO 27001- und ISO 27701-Zertifizierungen stehen für unseren Qualitätsanspruch. Gleichzeitig setzen wir auf nachhaltige, klimabewusste Infrastruktur und langfristige Partnerschaften.
Was uns besonders macht? Persönlicher Support statt anonymer Hotline, individuelle Anpassbarkeit statt starrer Standardsoftware und die Erfahrung aus über zwei Jahrzehnten Projektarbeit mit anspruchsvollen Organisationen.
Wir glauben: Struktur schafft Klarheit. Klare Prozesse schaffen Skalierbarkeit. Und gute Software schafft Freiraum für das Wesentliche.
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DENSO und der moderne Check-in: Vorteile der Digitalisierung am Flughafen und bei Events
Posted by PM-Ersteller - 20/07/23 at 04:07:39 p.m.Die digitale Transformation erfasst alle Prozesse. DENSO WAVE EUROPE erläutert die Vorteile, die Scanner und QR Codes bei Veranstaltungen und an Airports bieten.
Düsseldorf. Die Digitalisierung schreitet international mit großen Schritten voran. So sind sowohl die Reise- als auch Eventbranche von der digitalen Transformation betroffen. Besonders an hektischen Orten wie Flughäfen und Veranstaltungsstätten müssen Prozesse modernisiert werden, damit gleichzeitig der Kundennutzen und die Effizienz erhöht werden.
DENSO WAVE EUROPE, Teil der Toyota Gruppe, erläutert, welche Konzepte bei der Digitalisierung und Modernisierung von Flughäfen und Events eine Rolle spielen. Denn die Sommerferien haben vielerorts begonnen, Urlaubsreisen stehen an und der Sommer lädt zu Open Air Veranstaltungen ein. Unter anderem kann die BHT-M-Serie von DENSO bei Events eingesetzt werden. Die mobilen Computer BHT-M60, BHT-M70 und BHT-M80 werden bald mit Android 13 ausgestattet sein. Weitere Informationen zu den Auto-ID Lösungen, mobilen Computern, RFID-Geräten und innovativen Modellen des QR Codes gibt es auf der Webseite von DENSO WAVE EUROPE.
Mit QR Codes und Scannern: Endlich wieder Reisen und Veranstaltungen
Durch die Corona-Pandemie hat der QR Code neuen Aufschwung erhalten und wird seitdem in vielen Bereichen, so auch bei Events und an Flughäfen, verstärkt eingesetzt. Masahiro Hara hat den QR Code 1994 mit der Abteilung für angewandte Gerätetechnik von DENSO als leicht lesbaren Code entwickelt. Unter https://www.denso-wave.eu/denso-produkte/qr-code-loesungen.html gibt es weitere Informationen zu den aktuellen QR Code Modellen von DENSO.
Der QR Code trägt dazu bei, dass zahlreiche Prozesse, die zuvor typisch menschliche Aktivitäten waren, nun automatisiert werden können, so zum Beispiel der Check-In am Flughafen oder auch die Registrierung, das Teilnehmermanagement oder die Einlasskontrolle bei Events. Auch DENSOs Geräte für die mobile Datenerfassung (MDE) sind für die Automatisierung in der Reise- und Eventbranche essenziell. So erleichtert etwa der QK-30 Scanner von DENSO die Arbeitsprozesse der Mitarbeitenden an Flughäfen sowie bei Veranstaltungen. Und auch die BHT-M-Serie kann bei Events ideal eingesetzt werden.
Scanner und QR Codes unterstützen Mitarbeitende am Flughafen
Die Herausforderungen während der Pandemie haben vielen Flughafenbetreibern gezeigt, dass Kostenreduktion allein für nachhaltiges Wirtschaften nicht ausreicht. Die Flughäfen brauchen mehr Flexibilität, Effizienz – und die Digitalisierung. Und genau da helfen die Auto-ID Lösungen und MDE Geräte von DENSO.
Am Flughafen Birmingham ist zum Beispiel der QK-30 Scanner von DENSO im Einsatz. Mit dem Scanner werden Bordkarten gelesen, was die Abläufe an den Sicherheitsgates schneller und sicherer macht. Auch das stationäre UR40 RFID Lesegerät von DENSO ist ideal für die Abläufe am Flughafen geeignet. Der RFID Scanner schafft es, 700 RFID Tags pro Sekunde zu erfassen. Zudem kann der Scanbereich des UR40 den individuellen Anforderungen am Flughafen angepasst werden. Dafür sorgen Erweiterungsantennen, die schnell und einfach am RFID Scanner angeschlossen werden.
Zusätzlich zu den Scannern können Betreiber von Flughäfen die QR Code® basierte Gesichtserkennung von DENSO an Zugangspunkten oder zur Verifikation bei sicherheitssensiblen Prozessen nutzen – beispielsweise dort, wo nur Mitarbeitende Zugang zu gesicherten Bereichen haben dürfen.
Zahlreiche Vorteile auch für Veranstaltungen und Events
Auch bei Veranstaltungen, die diesen Sommer wieder zahlreich stattfinden dürfen, bieten die Auto-ID Lösungen und MDE Geräte von DENSO klare Vorteile. Der Secure QR Code (SQRC®) von DENSO ist die sichere Version des klassischen QR Codes und wird häufig bereits bei der Ticketauthentifizierung eingesetzt. Während gängige mobile Computer in der Lage sind, die öffentlichen Daten des SQRC® zu lesen, können nur Datenerfassungsgeräte von DENSO die vertraulichen verschlüsselten Daten mit dem speziellen Encryption Key lesen. Das Cloud-basierte Q-Revo-System von DENSO kann jedoch diese Entschlüsselung für andere mobile Datenerfassungsgeräte, einschließlich Smartphones, erleichtern.
Und auch die BHT-M-Serie von DENSO – ab Herbst 2023 mit Android 13 als Betriebssystem – erleichtert die Prozesse während Veranstaltungen. Die mobilen Computer der BHT-M-Serie sind ausgestattet mit der bisher stärksten Scan Engine, die auf dem Markt existiert. Sowohl das BHT-M60 und BHT-M70 als auch das BHT-M60 erbringen Höchstleistung – sogar bei gleichzeitig laufenden Prozessen. So können Mitarbeitende ohne unnötige Unterbrechungen Registrierungen durchführen, Teilnehmerzahlen erfassen und auch Einlasskontrollen managen.
Digitalisierung in der Event- und Reisebranche essenziell
Die digitale Transformation ist in der Veranstaltungsbranche und auch in der Reisebranche durch die Pandemie beschleunigt worden. So sehr, dass sie heute vollends in beiden Bereichen angekommen ist. Mittlerweile sind alle Prozesse – ob in der internen Planung oder der externen Durchführung – von digitalen Neuerungen beeinflusst.
Mit DENSO WAVE EUROPE und den mobilen Computern, Scannern, QR Code Modellen und Auto-ID Lösungen werden diese digitalen Neuerungen selbst zum Event und zur Reise in eine sichere, unkomplizierte und lösungsorientiere Zukunft.
QR Code ist eine eingetragene Marke von DENSO WAVE INCORPORATED.
Verantwortlicher für diese Pressemitteilung:
DENSO WAVE EUROPE
Frau Merle-Marie Koske
Parsevalstraße 9 A
40468 Düsseldorf
Deutschland
fon ..: +49 (0) 211 540 138 40
web ..: http://www.denso-wave.eu
email : merle.marie.koske@denso-wave.eu
DENSO WAVE ist ein globaler Anbieter für hochwertige Auto-ID-Lösungen, die Unternehmen in Einzelhandel, Logistik und Gesundheitswesen dabei unterstützen, ihre Lagerverwaltung zu verbessern, vollständige Datentransparenz zu gewährleisten und Prozesse entlang der Lieferkette zu beschleunigen.
Als Erfinder des QR Code® – einer Technologie, die die Art und Weise, wie Daten gespeichert und abgerufen werden, revolutioniert hat – strebt DENSO nach nichts weniger als Perfektion. DENSO WAVE Hardware- und Softwarelösungen werden daher ausführlich getestet, bevor sie auf dem Markt erhältlich sind. Auf diese Weise stellt das Unternehmen sicher, dass sich Benutzer in Einzelhandel, Logistik und Gesundheitswesen voll und ganz auf ihre Aufgaben konzentrieren können, ohne sich um die Funktionsweise der Technologien sorgen zu müssen.
Die Lösungen von DENSO WAVE reichen von Premium-RFID-Lesegeräten, Handheld-Terminals / Mobilen Computern und Barcode Scannern bis hin zu komplexen und Cloud-basierten IoT-Datenmanagementsystemen.
DENSO WAVE. Driven by quality.
DENSO ist Mitglied der Toyota Gruppe und wird in Europa exklusiv durch die DENSO WAVE EUROPE GmbH vertreten: www.denso-wave.eu
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Hochschule Reutlingen startet Projekt „Sicheres Reisen trotz Pandemie“
Posted by PM-Ersteller - 18/02/21 at 08:02:46 p.m.Fakultät Informatik untersucht wie Corona Testergebnisse oder Impfungen digital in den Buchungsprozess und Check In am Flughafen eingebunden werden können.
In Zusammenarbeit mit Partnern aus der Medizin- und Touristikbranche startet die Fakultät Informatik der Hochschule Reutlingen eine Machbarkeitsstudie zum sicheren Reisen in Pandemie Zeiten. Konkret geht es darum herauszufinden, wie zum Beispiel ein PCR Test oder vielleicht später auch eine Impfung in den Buchungsprozess einer Reise oder beim Check In am Flughafen einfach integriert werden können. Gefördert wird das Projekt „Sicheres Reisen trotz Pandemie“ vom Wissenschaftsministerium des Landes Baden-Württemberg.
Mit der Machbarkeitsstudie greift die Fakultät Informatik an der Hochschule Reutlingen ein Thema auf, das in der Öffentlichkeit immer wieder diskutiert wird und scheinbar leicht zu lösen ist. Die Anzeige in einer App, dass man einen negativen Corona Test vorweisen kann und somit zum Beispiel reisen darf. Ähnliches gilt für Impfungen. Dann, so die Idee, wäre es doch ganz einfach zu reisen, weil man die Testinformationen bei der Buchung einer Reise oder beim Check In am Flughafen, etwa über eine App, gleich einbinden kann und jeder sieht, dass der Reisende kein Corona hat. „Genau diese Verknüpfung, dass die Person die eine Reise oder ein Hotel gebucht hat, auch den Test vorweisen kann, ist Kern unseres Projekts. Da wollen wir schauen, ob das unter Einhaltung aller Bestimmungen überhaupt möglich ist“, so Prof. Dr. Christian Kücherer von der Fakultät Informatik, der zusammen mit seinen Kollegen Prof. Dr. Oliver Burgert, Prof. Dr. Christian Thies und Prof. Dr. Michael Tangemann die Machbarkeitsstudie umsetzt.
Das Problem ist dabei nicht die Anzeige auf einer App. Das, so die Informatiker ist schnell programmiert. Die Probleme stecken wie so oft im Detail: In der Verknüpfung von Gesundheitsdaten, die einem hohen Datenschutz unterliegen, mit den Buchungsdaten eines Reiseunternehmens. Hinzu kommen IT Systeme aus bisher völlig getrennten Anwendungsgebieten, die miteinander verknüpft werden müssen.
Um ein Testergebnis einer Person korrekt zuordnen zu können, muss die Information über die Person vom Moment der Probenentnahme bis hin zur Anzeige am Abreiseort lückenlos zugeordnet werden können. Dies erfordert eine durchgängige digitale Verbindung zwischen den Systemen von Ärzten, Labors und der Reisebranche.
Dabei muss berücksichtigt werden, dass es sich um sensible personenbezogene Gesundheitsdaten handelt. Besonders herausfordernd werden diese Fragen, wenn es dann noch um den internationalen Informationsaustausch geht, der auch ein Ziel des Projekts ist. Ein funktionierendes Konzept ist nur Einbeziehung der fachlichen, rechtlichen und technischen Rahmenbedingungen der jeweiligen Länder möglich.
Und genau aus diesen Gründen wollen die Reutlinger Wissenschaftler für ihre Machbarkeitsstudie Beteiligte aus allen Anwendungsgebieten an einen Tisch bringen und untersuchen, wie sich die unterschiedlichen Abläufe und IT Systeme verbinden lassen. Neben den Laboren sind es u.a. Reiseveranstalter, Flughäfen oder zum Beispiel das deutsche Facharztzentrum Mallorca. Jeder der Beteiligten nutzt ein anderes IT System, überall gelten, teilweise unterschiedliche rechtliche Rahmenbedingungen. Mit ihrer Machbarkeitsstudie wollen die IT Experten ausloten ob es grundsätzlich möglich ist, diese unterschiedlichen Systeme zu verbinden, um die Corona Testergebnisse direkt zu nutzen und an einer fiktiven Reise auch konkret aufzeigen.
Angestoßen wurde das Projekt von Michael Röntzsch von Touristiksolution, Michael Lambertz von byond (ehem. TUI-Vorstand Marketing) und dem TravelTech Experten Salim Sahi, Gründer von Traffics. Damit das von den Reutlinger IT Experten entwickelte Konzept auch wirklich praxistauglich ist, wurde auch Michael Röntzsch als Tourismusexperte mit ins Team geholt, der seine praktischen Erfahrungen aus der Branche in das Projekt einbringt, Das Projekt, so Röntzsch, solle dabei so konzipiert werden, dass es später auch auf weitere Branchen, wie z.B. den Kultursektor oder das Hotel – und Gaststättengewerbe erweitert werden kann.
Partner des Projekts
o Touristiksolution Michael Röntzsch. Michael Röntzsch hat langjährige Erfahrung in der Tourismusindustrie und entwickelte die Idee für dieses Projekt. Er bringt sich in die Systemkonzeption ein und erläutert die Spezifika der Tourismusindustrie, insb. der Buchungs- und Administrationsvorgänge. Er betreut die einzustellende Person aus Sicht der Tourismusindustrie.
o Michael Lambertz war bis 2014 Chief Marketing Officer & Member of the Board der TUI Travel PLC. Er ist Inhaber der MLM Consulting GmbH und Gründer der b’yond Marken-Beratung und Kreativ-Agentur. Michael Lambertz berät das Projekt mit Blickwinkel auf Reiseveranstalter und weitere Stakeholder innerhalb der Tourismus-Industrie. Er entwickelt Konzepte zur breiteren Umsetzung im Falle des Projekterfolgs
o Traffics GmbH, Berlin ist ein Softwareentwickler für Buchungssysteme der Tourismus-Branche. Als eines der markführenden Unternehmen kann es die entwickelte Lösung direkt in den Buchungsprozess integrieren.
o Deutsches Facharztzentrum Mallorca (Ulrich Esser (GF)), Partner für die Corona-Tests nach deutschem Standard für die Rückreise.
o Labor Krone, Partnerlabor des Dt. Facharztzentrum Mallorca, Partner für Anbindung Laborinformationssystem und erste Tests
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Hochschule Reutlingen, Fakultät Informatik
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Wirtschaftsinformatik
Services-Computing (Dual und Vollzeit)
Mit ihren Studiengängen belegt die Fakultät Informatik seit Jahren Spitzenplätze in diversen bundesweiten Rankings. Sie besitz bei Unternehmen, Partnerhochschulen und Studenten einen daher einen ausgezeichneten Ruf.
Zum Fakultät Informatik gehort auch das Herman Hollerith Zentrum in Böblingen. Das Herman Hollerith Zentrum ist ein kooperativer Lehr- und Forschungsverbund für Wirtschaftsinformatik. An dem Standort arbeitet die Fakultät Informatik der Hochschule Reutlingen mit der Universität Stuttgart, der Hochschule Esslingen und Partnerfirmen zusammen. Unterstützt und finanziert wird das Zentrum auch durch den Landkreis und die Stadt Böblingen. Am Herman Hollerith Zentrum bietet die Fakultät Informatik den Wirtschaftsinformatik-Master Services Computing an, der sowohl in Vollzeit als auch berufsbegleitend studiert werden kann.
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